Analiza przedwdrożeniowa – wdrożenie systemu TMS

Natalia Młyńczak
04 marca 2021 4 min.

Dlaczego potrzebujesz analizy przedwdrożeniowej?

Zacznijmy od początku… . Chcesz wdrożyć dany system do zarządzania transportem lub właśnie zdecydowałeś się na jego zakup. Pierwsze informacje o Twoich oczekiwaniach wobec nowego narzędzia pracy otrzymał dział handlowy dostawcy systemu. Teraz trzeba dokładnie sprawdzić, co należy zrobić, aby system działał tak, jak tego sobie życzysz.

Z artykułu dowiesz się:

  • czemu służy analiza przedwdrożeniowa,
  • jak przebiega,
  • co zyskujesz przeznaczając na nią czas.

 

Poznaj wdrożeniowca…

Jak to osiągnąć? Najbliższy czas spędzisz z wdrożeniowcem (lub z zespołem wdrożeniowym). Przejdziecie w systemie przez cały proces – tak, jak chciałbyś go realizować na co dzień. Skorzystaj z doświadczenia dostawcy. Ustalicie, co i jak należy ustawić w systemie, by program „zachowywał się” zgodnie z Twoją wizją działania firmy i pomógł uwypuklić elementy Twojej przewagi konkurencyjnej na rynku. Krótko mówiąc, by działał zgodnie z Twoimi potrzebami.

System TMS „w standardzie” vs. Twoje oczekiwania

Jak to wygląda w praktyce? Sprowadza się to do przeprowadzenia analizy porównawczej. Zestawiamy to, co system TMS posiada w tzw. standardzie, z tym, czego oczekujesz – dokładnie jakie procesy i w jaki sposób zamierzasz przy jego użyciu realizować. W dokumencie analizy określamy obszary konfiguracji systemu i ewentualnych modyfikacji. W konsekwencji wiemy, czy na etapie pierwotnej oferty zostały ujęte wszystkie potrzebne licencje, jak też czy dobrze zaplanowano nakład niezbędnej pracy wdrożeniowej. Na tej podstawie budujemy harmonogram wdrożenia.

Czy analiza procesowa to już wszystko?

Na analizie procesu nie koniec. Drugi element kompleksowej analizy wdrożeniowej polega na uzgodnieniu zakresu danych migrowanych do systemu. W przypadku wdrożeń programu interLAN SPEED są to najczęściej dane stałe, np. kontrahenci, POI – adresy za- i wyładunkowe, flota czy kierowcy.

Przedmiotem analizy jest też ustalenie struktury organizacyjnej w systemie, która końcowo odpowiada za właściwy przepływ procesów, jak i analizy czy uprawnienia.

Ponadto:

 

  • określamy uprawnienia użytkowników
  • ustalamy wzory wydruków i wzory niezbędnych raportów
  • ustalamy plan kont w zakresie księgowania dokumentów (dotyczy komunikacji z systemami finansowo-księgowymi)
  • oraz przygotowujemy szczegóły integracji z systemami zewnętrznymi (telematycznymi, finansowo-księgowymi, kadrowymi etc.).

Czy ktoś wspominał o profitach?

W rezultacie przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej powstaje dokument, który zawiera:

  • opis, co dostawca ma do zrobienia w systemie,
  • informacje o dodatkowych rozwiązaniach,
  • harmonogram prac.
    W przypadku dużych i skomplikowanych wdrożeń analiza przedwdrożeniowa jest nieodłącznym elementem dostawy systemu, co oznacza, iż jest w pakiecie usług, które zawsze dostajesz od nas „na start”.

Spisane w formie dokumentu wyniki analizy przedwdrożeniowej mogą liczyć kilkadziesiąt, a nawet kilkaset stron. A samo wdrożenie trwać może kilka miesięcy, niekiedy lat. Ekstremalnym przykładem jest zrealizowany przez interLAN projekt, gdzie dokument ten liczył ponad 600 stron plus załączniki, a wdrożenie systemu SPEED trwało 3,5 roku. Czasem jednak, w szczególności w przypadku mniejszych firm, analiza sprowadza się do sytuacji, w której wdrożeniowiec interLAN wraz z klientem zasiadają przed komputerem i w ciągu jednego dnia konfigurują system przy użyciu dostępnych opcji systemowu. – mówi Patryk Grzelak, dyrektor zarządzający interLAN

Dopasowanie systemu do Twoich potrzeb

Dopasowanie systemu do potrzeb jest bardzo ważne. Dlatego w interLAN analizę przedwdrożeniową przeprowadzamy na ich miarę – nie wykonujemy prac i nie oferujemy rozwiązań, które wykraczają poza Twoją aktualną działalność czy realne potrzeby. Zadaniem programu SPEED jest zautomatyzowanie Twojej pracy i optymalizacja procesów, które aktualnie obsługujesz.

Analizę przedwdrożeniową dodatkowo można potraktować jako okazję do dowiedzenia się, jakie system ma możliwości. Dzięki temu będziesz świadomy o co zapytać dostawcę rozwiązania, w sytuacji, gdy zdecydujesz się na rozwój.

Jasne reguły i obustronna satysfakcja

Co daje analiza przedwdrożeniowa? Realizujemy ją wspólnie. Dogłębna analiza procesów zachodzących w Twojej firmie, przekłada się na takie zaprojektowanie działania systemu, by było optymalne dla Twojej organizacji.

Dzięki temu na etapie odbioru systemu, obie strony – producent i kupujący:

  1. wiedzą dokładnie, jakie są oczekiwania wobec systemu,
  2. mają świadomość, jak zweryfikować poprawność przygotowanego rozwiązania.

Z doświadczenia wiemy, że przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej pozwala dostawcy systemu szczegółowo zadbać o satysfakcję użytkowników rozwiązania. Analiza przedwdrożeniowa przynosi więc obopólne korzyści.

Poznaj także pozostałe usługi interLAN, które wspierają automatyzację procesów w Twojej firmie.

Wróć do listy wpisów