Co wspólnego ma wdrożenie systemu TMS z kolejką górską? – o usłudze wdrożenia

Z artykułu dowiesz się:

• jak przebiega wdrożenie systemu,
• w jaki sposób nabywcy systemu mogą wesprzeć realizację wdrożenia,
• jakich błędów powinni unikać przyszli użytkownicy systemu,
• dlaczego podczas wdrożenia można poczuć się, jak na kolejce górskiej.

Od analizy przedwdrożeniowej do wdrożenia systemu zarządzania transportem

Jak opisywaliśmy w poprzednim artykule, w analizie przedwdrożeniowej identyfikowane i szczegółowo opisywane są: cel implementacji oraz wymagania stawiane przed oprogramowaniem dla transportu z uwzględnieniem procesów, które musi obsługiwać. Przystosowanie systemu do realizacji procesów w danej firmie oraz, tam gdzie to możliwe, ich automatyzacja stanowią sedno procesu wdrożenia systemu informatycznego.

Konfiguracja programu dla transportu na dobry początek…

Wdrożenie TMS system odbywa się w trzech etapach. Od razu podkreślmy też, iż każdy z etapów implementacji systemu informatycznego jest tak samo ważny. I do tego stwierdzenia będziemy jeszcze wracać. Zaczynamy od konfiguracji systemu.

Etapy wdrożenia programu transportowego

• Etap 1.

Konfiguracja systemu zarządzania transportem – polega na implementacji ustaleń z analizy oraz danych inicjujących i słowników, a także migracji danych z innych systemów do TMS.

Zaangażowanie firm w proces analizy przedwdrożeniowej nadal nie jest wystarczające. Zwiększa się ono na poziomie wdrożenia. Dlatego niejednokrotnie, w trakcie jego trwania, konieczny jest powrót do analizy przedwdrożeniowej, a niekiedy nawet wycofanie z podjętych już decyzji. Rzutuje to zarówno na harmonogram wdrożenia transport management system, jak i końcowe koszty. Wniosek jest więc oczywisty, że im skrupulatniej przeprowadzana jest analiza, tym sprawniej przebiega wdrożenie.

Na etapie konfiguracji zaangażowanie użytkowników systemu oznacza często doprecyzowanie ustaleń z analizy przedwdrożeniowej i bieżącą weryfikację wprowadzanych przez wdrożeniowca zmian.

Po skonfigurowaniu programu przez wdrożeniowca, przychodzi czas na testowanie.

• Etap 2.

Testy zaimplementowanych rozwiązań i całego procesu – z perspektywy nabywcy systemu TMS, zaangażowanie pracowników firmy TSL we wdrożenie, to dodatkowy zakres obowiązków. Może to budzić niechęć pracowników, a negatywne odczucia budować barierę. Jednak rzetelne podejście do każdego etapu procesu wdrożenia oraz aktywna współpraca z dostawcą programu transportowego, są podstawą sukcesu.

Zaangażowanie przyszłych użytkowników rozwiązania TMS w etap testów wewnętrznych i zewnętrznych pozwala doprowadzić system do stanu, w którym – po uruchomieniu produkcyjnym – program dla firm transportowych, działał będzie nie sprawiając niespodziewanych problemów.

Testy wewnętrzne – polegają na sprawdzeniu przez dostawcę działania systemu zgodnie z tzw. scenariuszami testowymi, jakie dla wdrożeniowca przygotowuje klient.
Im większą wiedzę o przebiegu procesów w firmie będzie posiadał producent i im lepszymi danymi dysponował będzie już na etapie testów wewnętrznych, tym sprawniej znajdzie i wyeliminuje newralgiczne momenty pracy z oprogramowaniem. „Mamy świadomość, co jest potrzebne i zapewniamy wsparcie w przygotowaniu oczekiwanych przez nas danych. Podpowiadamy, co użytkownik ma konkretnie zrobić, na co zwrócić uwagę i w jakiej formie przygotować wartościowe dla nas informacje” – uzupełnia Grzegorz Niczyporuk, interLAN.

Testy zewnętrzne – testy oprogramowania przeprowadzane z bezpośrednim udziałem wybranych pracowników firmy TSL.
Tutaj także, podobnie jak w testach wewnętrznych, szczególnie ważne są scenariusze testowe. Nie muszą być koniecznie spisane, ale muszą zostać przemyślane i wynikać z wiedzy spedytora, czy innego użytkownika programu, który te testy będzie przeprowadzał. O ile w przypadku testów wewnętrznych scenariusze stanowią wartość dodaną dla dostawcy oprogramowania, tutaj użytkownik za pomocą testów zatwierdza prawidłowy przebieg procesu w systemie. Dlatego testy zewnętrzne nazywane są czasem testami akceptacyjnymi – na ich etapie TMS winien działać zgodnie z ustaleniami, a testy powinny wyłącznie to potwierdzić.

• Etap 3.

Szkolenia – jeszcze przed etapem testów zewnętrznych odbywa się szkolenie, by ich uczestnicy wiedzieli, jak poruszać się w systemie.

Z doświadczenia interLAN wynika, że podczas szkoleń zdarza się, iż użytkownicy zgłaszają przykłady sytuacji, w reakcji, na które system interLAN SPEED działa inaczej, niż jest to oczekiwane. Tu znów musimy wrócić do zagadnienia analizy przedwdrożeniowej. Wykryte błędy wynikać mogą z faktu zaangażowania niewłaściwej lub niewystarczającej grupy pracowników firmy do prac w ramach analizy.

Głównym założeniem szkoleń jest zapoznanie użytkowników z prawidłową obsługą programu dla transportu. Dodatkową wartością szkoleń jest to, że w trakcie ich trwania, pojawiają się praktyczne uwagi czy sugestie użytkowników, co do pracy w systemie. To niekiedy przyczynia się do jeszcze lepszego dostosowanie programu do potrzeb.

Niekiedy szkolenia przeprowadzane są dla tzw. użytkowników kluczowych (key users). To oni w kolejnym etapie szkolą pozostałych użytkowników programu. Taka organizacja procesu szkoleniowego wpływa na jego efektywność oraz wydajność. Dotyczy to głównie dużych, liczących kilkuset pracowników, przedsiębiorstw. Z perspektywy dostawcy TMS można powiedzieć, że dzielimy się obowiązkami z naszym klientem ze względu na aspekt czasowy i harmonogram wdrożenia.

Szkolenia kluczowych użytkowników odbywają się w trakcie lub po testach akceptacyjnych. Dzieje się tak, by zapoznali się oni z ustawieniami konfiguracyjnymi i funkcjami wdrażanego rozwiązania, a następnie mogli – pod kątem swoich potrzeb – zweryfikować działanie systemu.
Po fazie naprawy błędów czy identyfikacji niewłaściwych założeń oraz po ostatecznej konfiguracji nadchodzi czas, by key users przekazali swoją wiedzę pozostałym użytkownikom.

Szkolenia mogą mieć różny zakres i różnorodną formę, np. w postaci praktycznych warsztatów. Dla skuteczności kluczowe jest jednak zaangażowanie uczestników, co wiąże się z koniecznością poświęcenia czasu i uwagi. Swoim zakresem, szkolenia powinny obejmować wszystkie funkcjonalności, które zostały dla Twojej firmy przygotowane. Warto pamiętać, że przeszkolenie pracowników nie jest wysoce kosztownym elementem wdrożenia, a pozwala na skuteczne rozpoczęcie pracy w systemie już od pierwszych dni pracy. To z kolei pozwala na szybsze dostrzeżenie przez użytkowników korzyści płynących z wykorzystania narzędzia jakim jest system TMS.

Na co możesz liczyć po zakończeniu wdrożenia systemu zarządzania transportem?

Zwieńczeniem wdrożenia jest oczywiście wyczekiwane uruchomienie TMS system i przejście do trybu pracy z nowym rozwiązaniem. Na co możesz wówczas liczyć ze strony producenta? Na tzw. wsparcie powdrożeniowe. Polega ono na tym, że osoby odpowiedzialne za implementację oprogramowania zapewniają Twojej firmie swoją dyspozycyjność w ustalonym okresie od produkcyjnego uruchomienia używania systemu.
Jest to czas, gdy jeszcze nie dział serwisu, a bezpośrednio wdrożeniowiec czuwa nad klientem. Co w ten sposób zyskujesz? Z jednej strony mówimy o szybkim, bieżącym rozwiązywaniu pojawiających się niejasności czy problemów, a z drugiej – o aspekcie psychologicznym, jakim jest poczucie Twojego bezpieczeństwa. Wsparcie powdrożeniowe jest przejawem holistycznego podejścia dostawcy do obsługi swoich klientów. Zwłaszcza w początkowym okresie jest niezastąpione, gdyż początki pracy z nowym oprogramowaniem dla transportu i przyzwyczajenie do zmiany, są najtrudniejsze.

Sprawdź naszą ofertę:

Program dla spedycji i firm transportowych | Oprogramowanie do planowania dostaw | Spedycja morska i lotnicza | Mapa dla ciężarówek | Oprogramowanie do planowania tras | Portal przewoźników | Aplikacja mobilna dla firm transportowych i spedycyjnych | Program do tworzenia deklaracji intrastat | Oprogramowanie do zgłoszeń celnych