Jak podnieść efektywność pracy systemu TMS?

Integracja systemów a efektywność pracy

Na początek odpowiedz na kilka pytań:

• Czy w codziennej pracy dysponuję rzetelną informacją dotyczącą statusu realizowanych zleceń, poniesionych rzeczywistych kosztów, czy przejechanych kilometrów w odniesieniu do planowanych, które stanowiły podstawę decyzji przy wyznaczeniu frachtu dla klienta?
• Czy kreśląc strategię rozwoju biznesu uwzględniam ciągłą automatyzację procesów chcąc obniżać koszty operacyjne oraz zyskać większą niezależność od dostępności i wydajności pracowników?
• Czy stojąc w obliczu kryzysu, np. związanego z pandemią, myślę o rozwoju i inwestycjach, które w dłuższej perspektywie mogą przynieść korzyści i przewagę konkurencyjną?

Dlaczego o to pytamy?

Zależy nam na budowaniu głębokiej świadomości w obszarach kluczowych dla efektywności procesu transportowego.

Szybki i łatwy dostęp do danych z poziomu jednego systemu

Sposób, w jaki zdobywamy informacje niezbędne w procesie realizacji dostaw, przekłada się na czas, w jakim je otrzymujemy i oczywiście koszt ich pozyskania. Jeśli nie posiadamy systemu TMS zintegrowanego z telematyką, angażujemy spedytora lub dyspozytora do pozyskania danych od kierowców (na temat tego, gdzie są, co robią, jaki jest dostępny czas ich pracy), a następnie przekazania tych samych informacji dalej – klientom.

Zdobywanie danych w ten sposób jest czasochłonne. A to już wystarczający argument przemawiający za poszukaniem i wdrożeniem rozwiązań, za sprawą których wszystkie te dane dostępne są online. W tym także dla klienta – otrzymuje on bowiem automatyczne powiadomienia jak i dostęp do panelu z kluczowymi dla niego informacjami dotyczącymi statusu dostawy.

Warto też nadmienić, że analiza otrzymywanych na bieżąco komunikatów dotyczących realizacji transportu, pozwala odpowiednio tymi informacjami zarządzać. A to, jak w przysłowiu, które mówi że „lepiej zapobiegać niż leczyć”, pozwala nam z wyprzedzeniem reagować na nieprzewidziane sytuacje, np. w przypadku negatywnych zdarzeń – powiadomić odbiorcę o zmianie terminu, czy przeorganizować pracę transportową, by niwelować rosnące opóźnienie.

Podsumujmy: Integracja oprogramowania TMS z telematyką sprawia, że wszystkie dane o trasie zbierane są w systemie w sposób automatyczny – od dojazdu począwszy, przez załadunek, realizację dostawy po rozładunek. Dyspozytor wysyła z programu do komputera pokładowego kierowcy zlecenia, jak również odbiera statusy realizacji poszczególnych zadań transportowych. Planowanie oraz śledzenie stopnia wykonania poszczególnych zleceń odbywa się w grafiku, który stanowi centrum dowodzenia planisty. Dzięki dwustronnej komunikacji między systemem TMS i telematyką, osoba odpowiedzialna za proces zawsze dysponuje rzetelnymi informacjami o aktualnym statusie realizacji dostawy.

Zarządzanie procesem dostawy oparte na alertach

W ramach korzystania ze zintegrowanych systemów – drugą, ogromnie cenną, możliwością – jest zarządzanie sytuacjami o charakterze wyjątków.

Poza uzyskaniem szybkiego dostępu do informacji bezpośrednio od kierowców, korzystając z połączonych narzędzi IT zmieniamy organizację pracy biura. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad pojazdami nie zajmują się już kontaktem z kierowcami, a wyłącznie skupiają na monitorowaniu i zarządzaniu alertami. Co to oznacza w praktyce? System zbiera wszystkie dane i analizuje je w czasie rzeczywistym. Tam, gdzie zachodzą sytuacje wyjątkowe – alarmuje.

Podsumujmy: System automatycznych powiadomień w przypadku sytuacji wyjątkowych, pozwala na szybką reakcję, co przekłada się na lepszą obsługę klienta i wzrost poczucia komfortu pracy. Sprawia to, że dyspozytor jest w stanie prowadzić znacznie większą liczbę pojazdów w jednym czasie, a to z kolei przekłada się na wymierny wzrost efektywności codziennej pracy.

Nadzorowanie i analiza procesów w czasie rzeczywistym

Rozwiązanie zintegrowane daje możliwość wyznaczenia korytarza dla pojazdów i kontrolowania go w czasie rzeczywistym. Sprawia to, że dyspozytor ma większą pieczę nad przebiegiem transportu. W efekcie panuje nad kosztami, które są pochodną przebytej drogi i opłat drogowych.

Bieżące nadzorowanie terminowości realizowanych zleceń możliwe jest też dzięki wykorzystaniu informacji o planowanym czasie jazdy do punktu docelowego (ETA) w powiązaniu z czasem pracy kierowcy. Rozwiązanie zintegrowane pozwala nam na zarządzanie informacjami o czasie pracy kierowców jak i rejestrowaniu momentu przekroczenia granic. Dane te są wykorzystywane m. in. w procesie planowania i analizie terminowości dostaw jak i do naliczania diet dla kierowcy.

Podsumujmy: Korzystając ze zintegrowanego rozwiązania zyskujemy możliwość porównywania kilometrów planowanych i rzeczywiście przejechanych oraz porównania kosztów planowanych do rzeczywiście poniesionych. Dzięki integracji systemu SPEED z telematyką i mapą cyfrową pozyskujemy, praktycznie w czasie rzeczywistym, dane na temat przychodów i kosztów, co przekłada się na rzetelny wynik rentowności.

Świadoma redukcja kosztów administracyjnych

Wdrożenie zintegrowanych rozwiązań IT przekłada się na redukcję kosztów administracyjnych.

W pierwszej kolejności omówmy koszty rozliczenia kart drogowych. Jeśli nie korzystamy z dobrodziejstwa integracji TMS i telematyki w firmie, nasi kierowcy zobowiązani są do wypełnia w trasie kart drogowych w wersji papierowej. Po stronie biura konieczna jest następnie weryfikacja tych dokumentów i dopiero na końcu – rozliczenie. W wersji nieco bardziej optymistycznej, ale rozbudowanej – dodatkowo musimy przepisać dane z kart do systemu, który – w długim okresie – umożliwi ich wieloaspektową analizę. Ogrom pracy po stronie biura pozostaje jednak niezaprzeczalny.

By to zmienić, przebieg tego procesu należy zautomatyzować przez umożliwienie kierowcom rejestracji danych przy pomocy komputera pokładowego, będącego elementem systemu telematycznego. Do pełni szczęścia brakuje już tylko programu TMS, który będzie pobierał te dane i odpowiednio nimi zarządzał.

Mówi się, że „czas to pieniądz”. Warto więc przyjrzeć się bliżej procesowi fakturowania zlecenia.

Jeśli nie korzystamy z rozwiązań zintegrowanych – aby rozliczyć zlecenie, czekamy na powrót pojazdu z trasy lub na przyjście dokumentów pocztą, co mocno wydłuża moment wystawienia faktury. Jeśli jednak zdecydujemy się na komunikację naszego systemu TMS z telematyką, okaże się, że fakturę możemy już wystawić w dniu rozładunku. Co więcej możemy do niej dołączyć wymagane dokumenty transportowe, które przesyłane są z komputera pokładowego kierowcy bezpośrednio do programu SPEED.

Co gwarantuje nam tutaj skorzystanie z rozwiązania zintegrowanego? Ogromny zysk czasu. W ten sposób czas od rozładunku do wystawienia faktury zawęża się zaledwie do kilku minut, a dzięki temu istotnie skracają się terminy płatności.

Podsumujmy: Kierowca z poziomu komputera pokładowego samodzielnie otwiera i zamyka kartę drogową w TMS, raportuje zdarzenia, rejestruje przepinki naczep oraz zgłasza poniesione koszty. Niezależnie od kierowcy rejestrują się w systemie pozycje pojazdu, przekroczenia granic, czy czas pracy kierowcy. Dzięki temu firma transportowa dysponuje w czasie rzeczywistym pełnymi i rzetelnymi informacjami, które niezbędne są do rozliczenia karty drogowej, wyliczenia delegacji i wynagrodzenia kierowcy oraz realnych kosztów realizacji zleceń. Proces ten w znacznej mierze odbywa się automatycznie.

Weryfikacja stopnia automatyzacji procesów podstawą rozwoju

Myśląc o rozwoju przedsiębiorstwa, ważne jest abyśmy mieli głęboką świadomość, jak ważna jest rola automatyzacji zachodzących w firmie procesów. Integracja systemów TMS i telematyki oraz mapy, wnosi automatyzację na wysoki poziom. Dotyczy to zarówno sfery codziennie wykonywanych obowiązków, jak też parametrów, na podstawie których możemy mówić o jakości obsługi klientów w firmie.

Automatyzacja, w szerokim ujęciu, pozytywnie wpływa na jakość pracy. Z jednej strony, dzięki zarzadzaniu alertami, mamy możliwość komunikowania problemów nim nastąpią ich najmniej pożądane konsekwencje. Odpowiednio wcześnie podana informacja, pozwala na reorganizację pracy i dostosowanie do nowo zaistniałych warunków. W ten sposób wykazujemy proaktywną postawę wobec klientów.

Także na poziomie narzędzi, z jakich korzystamy i komunikacji systemów TMS i telematycznego, możemy elastycznie i szybko dostosowywać się do specyficznych wymagań klientów.

Możliwość wykazania się takimi cechami wzmacnia naszą konkurencyjność i powoduje, że na rynku postrzegani jesteśmy jako atrakcyjny partner w biznesie.

Integracja systemu interLAN SPEED z telematyką i mapą cyfrową

W interLAN zrealizowaliśmy już ponad 100 wdrożeń systemu SPEED z telematyką i mapą cyfrową. Największą wartość użytkownicy systemu dostrzegają w następujących obszarach:

Aby szczegółowo przyjrzeć się procesowi planowania i realizacji zleceń transportowych z wykorzystaniem systemu SPEED i modułu Dyspozytor zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z nami.

Tekst pochodzi z Magazynu Menedżerów Transportu 2/2021