Dlaczego rentowność jest ważna?
Badanie rentowności firmy transportowej to kluczowy aspekt oceny jej zyskowności i efektywności wykorzystania zasobów.
Istotne jest zastosowanie różnorodnych wskaźników i prawidłowych metod oceny, rozpoczynając od zrozumienia podstawowych założeń analizy rentowności, która może być mierzona z różnych perspektyw.
Analiza rentowności w branży transportowej
Analizę kosztową w firmie przeprowadzać możemy biorąc pod uwagę różne perspektywy.
Analizować możemy np. miesięczny wynik całej firmy lub wg poszczególnych parametrów: tzw. kółek, samochodów, klientów, spedytorów etc.
Wariant drugi wymaga analizy operacyjnej, w której koszty, poza dekretem miesięcznym, mają także dekret analityczny, umożliwiający zsumowanie danych w określonym kontekście, (np. zleceń danego klienta).
Podchodząc więc do tematu analizy rentowności należy na samym początku ustalić, jak ma być przedstawiona i wg jakich założeń raportowana, (np. w walucie EUR).
Zlecenia jako kluczowy punkt analizy rentowności firmy
Zlecenie transportowe lub spedycyjne jest doskonałym źródłem danych analitycznych ze względu na swoją kompletność (największe skupienie danych). Analizując je, możemy uzyskać szeroki wgląd w rentowność firmy w różnych przekrojach, obejmujących kierowców, polecania wyjazdu, lokalizacje, działy, pojazdy, naczepy, dyspozytorów i wiele innych.
Koszty w firmie transportowej
Pierwszym krokiem do oceny rentowności jest analiza struktury kosztów przedsiębiorstwa. Ważne jest ich zdefiniowanie i podzielenie na koszty bezpośrednie i pośrednie.
Koszty bezpośrednie zlecenia to m.in.:
1. parkingi
2. opłaty autostradowe
3. promy.
Natomiast koszty pośrednie zlecenia obejmują:
1. paliwo i adblue
2. diety
3. wynagrodzenia kierowców
4. serwisy i naprawy
5. leasingi
6. podatki i inne opłaty.
Należy zwrócić uwagę, że koszty pośrednie wymagają dalszego przypisania do zleceń. Konieczne jest więc określenie metody ich podziału. To ważny krok w prawidłowo realizowanym procesie analizy rentowności.
Jak zarządzać kosztami w firmie transportowej
Mając uporządkowaną wiedzę w zakresie struktury kosztów, należy zastanowić się nad metodą ich planowania. Pozwoli to uniknąć błędów w obliczeniach. Chociaż popularnym modelem jest uzyskanie stawki za kilometr przez podzielenie sumy kosztów przez sumę kilometrów, takie podejście niesie ze sobą ryzyko pomyłek. To z kolei może prowadzić do niewłaściwej wyceny frachtów, co negatywnie wpływa na ich konkurencyjność na rynku transportowym. W skrajnym przypadku grozi zaniżeniem marży a nawet stratą w ramach zlecenia lub nieatrakcyjną wyceną dla klienta i w konsekwencji brakiem zlecenia.
Aby uniknąć tego rodzaju problemów, warto rozważyć metodę opartą na:
1. wyodrębnieniu kosztów bezpośrednich (zależnych od danej relacji transportowej) od pozostałych kosztów, tworząc sumę kosztów pośrednich oraz
2. podzieleniu kosztów rodzajowych na te związane z przebiegiem i te związane z czasem.
W efekcie dla kosztów pośrednich uzyskamy stawkę za km oraz stawkę, np. godzinową.
W ten sposób kalkulacja kosztów zlecenia sprowadza się do wyliczenia kosztów bezpośrednich oraz do wyliczenia sumy kosztów pośrednich – jako ilość km zlecenia (pustych i pełnych) x stawka za km oraz czas trwania zlecenia (wraz z dojazdem) x stawka za czas, np. godzinę. Końcowo sumując te koszty uzyskujemy bazę do realnej wyceny zlecenia.
Najlepszym rozwiązaniem do tego zadania jest TMS (System Zarządzania Transportem), który wykorzystuje cenniki dla kosztów pośrednich i jest połączony z mapą, odpowiedzialną za obliczenia kosztów bezpośrednich. Mapa:
– uwzględnia ograniczenia dla ruchu ciężarowego,
– oblicza odległości,
– szacuje czasy przejazdu,
– dodatkowo liczy opłaty drogowe czy płatne tunele/promy.
Tak zbudowana, kompleksowa kalkulacja kosztów, stanowi rzetelnie opracowany punkt odniesienia zarówno do wyceny zlecenia, jak i dla dalszej analizy rentowności transportu.
Jak ocenić rentowność zlecenia transportowego
W całym procesie pomocny jest TMS SPEED.
Podczas wykonywania zlecenia transportowego, zbierane są dane rzeczywiste:
• czas realizacji zlecenia
• przebieg pojazdu
• koszty: parkingów, paliwa, adblue, autostrad i inne.
Koszty bezpośrednie są przydzielane do konkretnych zleceń, podczas gdy koszty pośrednie (w wyniku rejestracji w systemie), najpierw przypisywane są algorytmem do poszczególnych zleceń i/lub poleceń wyjazdu, a ostatecznie w części na nie dekretowane.
Nie możemy traktować pojedynczego zlecenia jako izolowanej operacji transportowej. Często jest ono powiązane z kolejnymi zadaniami realizowanymi najczęściej w tzw. „kółku”. Pełne rozliczenie zlecenia odbywa się w ramach rozliczenia delegacji/ polecenia wyjazdu. Tu dodatkowo naliczane są jeszcze diety czy koszt zużytego w ramach danego zlecenia paliwa/ adblue, a – w okresie miesiąca – bazują na tych danych wynagrodzenia kierowców.
W ocenie rentowności zlecenia oprogramowanie SPEED uwzględnia koszty pośrednie międzyokresowe. Wraz z zakończeniem miesiąca są one rozliczane na zlecenia (podział następuje głównie w proporcji do liczby km lub czasu, przy czym algorytm podziału może być dowolny).
Na końcu całego procesu okazuje się, że w pojedynczym zleceniu znajdują się informacje na temat danych planowanych i rzeczywistych. Najłatwiej i najefektywniej będzie, gdy zestawimy je – jako ostatni etap oceny rentowności zlecenia – w formie raportu. Uzyskamy w ten sposób dostęp do wyniku zlecenia w kontekście kosztowym oraz jakościowym (czas, km), a także wgląd do struktury kosztów tego zlecenia.
Warto pamiętać, że możemy skorzystać z mechanizmów grupowania w raporcie. Dzięki temu dowolnie zmienimy perspektywę analizy i automatycznie uzyskamy dostęp do oceny rentowności z punktu widzenia poszczególnych: spedytora, dyspozytora, kierowcy, pojazdu, klienta etc.
Podsumowanie – jakie dane są potrzebne do skutecznego obliczania rentowności
Aby skutecznie obliczyć rentowność zleceń w systemie zarządzania transportem, niezbędne są pełne dane po stronie przychodów oraz kosztów (bezpośrednich i pośrednich) jak i metoda wyliczenia, która umożliwi uzyskanie rzeczywistego wyniku. System interLAN SPEED jest narzędziem, które pozwala na wieloaspektową analizę rentowności, w tym w kontekście pojedynczego zlecenia.
Jeśli jesteś zainteresowany bliższymi informacjami i analizą pod kątem potrzeb Twojej firmy, zapraszamy do kontaktu z Działem Obsługi Klienta.
Wróć do listy wpisów
