Finisz jest ważny, czasami najważniejszy
Zarówno spotkania z użytkownikami wytypowanych przez nas systemów TMS, jak i bezpośrednie testy „na żywym organizmie”, niosą unikalną możliwość oceny poszczególnych rozwiązań jeszcze przed podjęciem decyzji o wdrożeniu. Tak więc do dzieła! Krok trzeci to: testy systemu TMS i umowa z dostawcą
- Czy wizyty referencyjne u konkurencji mają sens?
- Jak przetestować system TMS przed zakupem?
- Jak przygotować się do podpisania umowy z dostawcą systemu transportwego? Co umowa powinna zawierać?
Wizyty referencyjne i testy najlepszego rozwiązania
Udając się na wizyty referencyjne, nie zapomnijmy, by dobrać firmy o podobnym profilu działalności do naszej. Wówczas możemy przyjąć, że ocenianemu programowi TMS postawiono zbliżone do naszych wymogi oraz że obsługuje on podobne procesy. Podczas spotkania należy zadawać pytania w dwóch kategoriach: dotyczące systemu oraz współpracy z dostawcą. Porozmawiajmy nie tylko z menadżerami – ważną częścią wizyty są spotkania z pracownikami operacyjnymi.
Po wizycie powinniśmy potrafić odpowiedzieć sobie na takie pytania, jak:
- na ile deklaracje producenta systemu mają odzwierciedlenie w rzeczywistości czy system jest dostosowany do wymagań,
- czy jest to rozwiązanie elastyczne i konfigurowalne,
- jak wygląda podejście dostawcy w zakresie czasu reakcji na zgłoszenia serwisowe i rozwojowe, terminowości i wycen.
Warto także zasięgnąć opinii na temat wdrożeniowców. Po zebraniu wniosków skontaktujmy się ponownie z daną firmą, by bez udziału potencjalnego producenta zweryfikować poczynione obserwacje. Jedno jest pewne, rzetelna rekomendacja doświadczonego użytkownika jest bezcenna i niejednokrotnie stanowi jeden z najważniejszych etapów w procesie podejmowania decyzji o wyborze danego rozwiązania.
Następnie przejdźmy do testów praktycznych oprogramowania. Testując TMS w praktyce, skupmy się na ogólnych zasadach działania – czy jest intuicyjny, jak działa, jak wyglądają standardowe wydruki i formatki, czy posiada oczekiwane funkcje. Jeśli zależy nam na pogłębionych testach, musimy liczyć się z koniecznością przeprowadzenia wstępnego wdrożenia obejmującego konfigurację i szkolenia dla wybranych użytkowników, którzy będą sprawdzali system w konkretnych obszarach funkcjonalnych.
Nie wydłużajmy procesu związanego z testami. Zadbajmy natomiast o to, aby testerami byli przyszli użytkownicy systemu, którzy dobrze znają procesy zachodzące w organizacji. Ważny jest też czas poświęcony na testy. Niech będzie stosunkowo krótki, ale intensywny.
Warunki umowy i negocjacje
Już podczas wizyt referencyjnych zanotujmy, co dobrze byłoby zagwarantować sobie w zapisach umowy z dostawcą. Oczekiwania wobec funkcji programu skorygujmy na podstawie wyników przeprowadzonych testów i analizy przedwdrożeniowej. Zadbajmy, aby w umowie nie zabrakło takich elementów, jak:
- specyfikacja wymagań sprzętowych – jako punkt wyjścia do rozpoczęcia wdrożenia,
- specyfikacja kluczowych wymagań wobec systemu – część najważniejsza i wykaz tego, co dostarczy nam producent i jak to będzie działać,
- zasady udzielania wsparcia technicznego,
- procedury zrealizowania wdrożenia, z naciskiem na procedury odbioru oraz
- harmonogram wdrożenia.
Wpiszmy w nią też klauzule o zachowaniu poufności. W umowie warto również ująć zasady dotyczące komunikacji (wskazanie kierowników projektu po obu stronach – klienta i dostawcy). W zapisach dotyczących kupowanej licencji nacisk połóżmy na parametry gwarancyjno-serwisowe, z uwzględnieniem warunków rozwoju systemu w miarę wzrostu potrzeb przedsiębiorstwa. Przedmiotem negocjacji mogą być oczywiście warunki finansowe. Istotne jest osiągniecie konsensusu, aby obie strony czuły się zwycięzcą negocjacji.
W ten sposób zyskamy nie tylko skrojone na miarę naszych oczekiwań oprogramowanie, które zwiększy wydajność procesów realizowanych w firmie, ale zyskamy też zaangażowanego partnera biznesowego, wspierającego nas w rozwoju.
Wróć do listy wpisów
