Obecnie firmy transportowe mają możliwość wyboru spośród wielu dostawców rozwiązań TMS. Systemy te na pierwszy rzut oka różnią się co najwyżej interfejsem użytkownika. Jednak, jak wiemy, diabeł w tkwi w szczegółach, a wybór oprogramowania do zarządzania transportem zależy od wielu czynników.

Jaki program wybrać dla firmy transportowej?

Zapraszamy do krótkiego przewodnika, w którym przedstawiamy najważniejsze punkty, na które warto zwrócić uwagę wybierając program do obsługi firm transportowych:

1. Funkcjonalność

Określ swoje potrzeby „na dziś i na jutro”. Upewnij się, że programy, które rozważasz posiadają funkcje na których ci zależy, a nawet dają perspektywę rozwoju w miarę rosnących potrzeb. Dostawca systemu TMS powinien wspierać twój rozwój, a wręcz być zawsze krok przed tobą.

Obsługa zleceń, zarządzanie taborem, planowanie tras, monitorowanie pojazdów, śledzenie przesyłek, wystawianie faktur, rejestracja kosztów, jak i przekrojowa analiza danych to ogólny zarys funkcji, jakie powinien posiadać program. Sprawdź to w praktyce podczas prezentacji i testów wybranego rozwiązania.

2. Dopasowanie do indywidualnych potrzeb

Sprawdź, czy program transportowy jest konfigurowalny. Zweryfikuj możliwość dostosowania do twoich indywidualnych potrzeb i specyficznych wymagań związanych z branżą, czy narzuconych przez kontrahenta warunków współpracy. Upewnij się, że twój dostawca jest otwarty i elastyczny w zakresie dostosowania programu do oczekiwań.

3. Integracja z systemami zewnętrznymi

Nie ma rozwiązań, które zapewnią profesjonalne wsparcie każdego obszaru działalności firmy. Ważne jest, aby twój przyszły program TMS mógł się integrować z innymi rozwiązaniami. Należą do nich systemy finansowo-księgowe i bankowe, giełdy transportowe, platformy logistyczne, systemy ERP, WMS, CRM, systemy telematyczne i in. Tworzenie połączeń pomiędzy różnymi rozwiązaniami pozwala na automatyzację procesów, zapewnia spójność danych oraz poprawia efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.

4. Przejrzysty i intuicyjny interfejs

Z programem, który wybierzesz będziesz pracować na co dzień. Dobrze, aby był intuicyjny i przyjazny w obsłudze.

5. Opieka Serwisowa

Sprawdź, czy twój przyszły dostawca świadczy usługę help-desku (pomoc techniczna) oraz zapewnia dostęp do nowych wersji oprogramowania. Zweryfikuj zasady działania opieki serwisowej. Jeśli wymagasz ponadstandardowych warunków wsparcia, upewnij się, że możesz na nie liczyć i na jakich warunkach.

6. Koszty

Wybierając program do obsługi zleceń transportowych i spedycyjnych zwróć uwagę na wszystkie koszty związane z uruchomieniem. Koniecznie porusz zagadnienia związane z kosztem posiadania i rozszerzenia licencji. Pamiętaj o usługach dodatkowych, w tym wdrożeniu oprogramowania, dostosowaniu do indywidualnych wymagań, jak i opiece serwisowej. Dopilnuj, aby umowa zawierała kluczowe warunki współpracy oraz wynikające z niej koszty.

7. Opinie innych użytkowników

Czytaj opinie i rozmawiaj z użytkownikami wybranego rozwiązania. W przypadku bardziej złożonych wdrożeń, warto udać się na wizytę referencyjną, aby sprawdzić jak dany program działa w praktyce.

8. Doświadczenie

Wybierając oprogramowanie dla firmy transportowej zwróć uwagę na doświadczenie jego twórcy. Specjalizacja, doświadczenie wyrażone liczbą projektów i wykwalifikowany zespół stanowią solidny filar przyszłej współpracy.

9. Komunikacja z dostawcą

Dobra komunikacja z dostawcą i obopólne zrozumienie może zdecydować o jakości współpracy – jej powodzeniu lub klęsce. Pamiętaj, że z dostawcą systemu wiążesz się na lata. Warto więc zwrócić na ten punkt szczególną uwagę.

Zastosowanie się do przedstawionych powyżej wskazówek pomoże ci wybrać rozwiązanie najlepsze dla Twojej firmy. Ważny jest tutaj truizm, że czasami mniej znaczy więcej. Zadbaj o wybór doświadczonego dostawcy, który z jednej strony zapewni ci rozwój, a z drugiej –  pozwoli na przeprowadzenie wdrożenia małymi krokami i zgodnie z bieżącymi potrzebami. Powodzenia!

Jeśli chciał(a)byś poznać proponowaną przez nas ścieżkę wyboru oprogramowania zapraszamy do lektury artykułu.