Integracja z KSeF – baza wiedzy

Aby uruchomić integrację z KSeF w zakresie sprzedaży, konieczne jest:

• posiadanie aktywnej Opieki Autorskiej, która umożliwia pobieranie aktualizacji systemu,
• zainstalowanie aktualnej wersji programu SPEED 54. Bieżące wersje są publikowane na stronie
• korzystanie z odpowiedniej wersji bazy danych MS SQL,
• przeprowadzenie konfiguracji systemu SPEED – rekomendujemy wykonanie jej samodzielnie, zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez interLAN. Istnieje również możliwość skorzystania z odpłatnej usługi konfiguracji.

Aby uruchomić integrację z KSeF w zakresie kosztów, konieczne jest:

• posiadanie aktywnej Opieki Autorskiej, która umożliwia pobieranie aktualizacji systemu,
• zainstalowanie aktualnej wersji programu SPEED 54. Bieżące wersje są publikowane na stronie,
• korzystanie z odpowiedniej wersji bazy danych MS SQL,
• niezbędne jest posiadanie usługi DPS_0001 (Data Procesing Service), która odpowiada za wczytanie faktur do rejestru dokumentów otrzymanych. Usługa wymaga licencji oraz instalacji i konfiguracji przez osobę techniczną lub pracownika interLAN.

Żeby SPEED działał poprawnie z KSeF, baza danych musi być w odpowiedniej wersji. Najważniejsze zasady:

• SQL Server 2016 musi mieć Service Pack 3 (SP3),
• dla SQL Express rekomendujemy SQL Server Express 2022,
• przy nowszych wersjach SQL (2017+) system wymaga dodatkowych elementów instalowanych w bazie danych (dostarczanych z aktualizacją SPEED i instalowanych przez administratora).
• Przypominamy, że przed aktualizacją zawsze należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.

Brak aktualizacji MS SQL Server 2016 do wersji co najmniej 2016 SP3 uniemożliwi instalację nowej wersji systemu SPEED. Jednocześnie rekomendujemy, aby w perspektywie bieżącego roku środowiska oparte na MS SQL Server 2016 oraz 2017 zostały zaktualizowane do najnowszych dostępnych wersji.
Wymagania te wynikają zarówno z kwestii bezpieczeństwa, jak i z dynamicznego rozwoju technologii, które wymuszają stosowanie aktualnych i wspieranych wersji oprogramowania. Utrzymywanie oraz rozwijanie rozwiązań opartych na starszych – często już niewspieranych przez producentów – narzędziach, generuje dług technologiczny, który nie jest zgodny z obowiązującymi i coraz bardziej rygorystycznymi standardami IT.

Wersję bazy danych MS SQL Server sprawdzisz w SPEED w zakładce Pomoc.

Informacja o Opiece Autorskiej jest widoczna przed zalogowaniem oraz w programie w zakładce Pomoc.

Historię zmian w kolejnych wersjach systemu sprawdzisz w SPEED w zakładce Pomoc.

W kontekście wymagań związanych z KSeF oraz konfiguracją programu SPEED należy:

• zapewnić stabilne połączenie zdalne, umożliwiające sprawne przeprowadzenie prac konfiguracyjnych,
• posiadać aktywny dostęp do platformy KSeF,
• przygotować certyfikaty oraz tokeny dla wszystkich osób, które będą posiadały uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF (szczegółowa instrukcja znajduje się w materiałach dodatkowych na stronie),
• zaktualizować system SPEED do bieżącej wersji przed rozpoczęciem konfiguracji.

Aby skonfigurować certyfikat niezbędnę będą:

• plik klucza prywatnego (.key) wraz z hasłem,
• plik certyfikatu (.crt),
• nr seryjny certyfikatu (widoczny w pierwszej kolumnie na liście certyfikatów w KSeF),
• data ważności certyfikatu (wskazywana podczas jego generowania).

W systemach interLAN do komunikacji z KSeF potrzebny jest osobowy token oraz certyfikat – oba przypisane do konkretnej osoby.

• Przed ich wygenerowaniem firma musi upoważnić użytkownika w systemie KSeF.
• W SPEED token i certyfikat wprowadza administrator w ustawieniach autoryzacji. System automatycznie korzysta z nich podczas komunikacji z KSeF.
• Zgodnie z aktualnymi przepisami tokeny będzie można stosować do końca 2026 roku. W tym okresie planowane jest ich wycofanie również w systemie SPEED. O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników na bieżąco.

Jeśli korzystasz z wydruków starego typu TTX, musisz wiedzieć, że nie będą one już dostosowywane do KSeF. Rekomendujemy przejście na wydruki DIRECT:

• W programach InterLAN dostępne są wydruki systemowe, które na bieżąco aktualizujemy do zmian w przepisach.
• Od wersji SPEED 2.5.0.54 dostępne są standardowe wydruki DIRECT przygotowane zgodnie z wymogami KSeF (np. numer KSeF, kod QR).
• Jeśli potrzebujesz zmian indywidualnych (np. modyfikacja układu, dodanie dodatkowych pól), możemy je wykonać odpłatnie, traktując wydruki DIRECT jako punkt wyjścia.

Formatki wydruku faktur znajdują się w lokalizacji: interlan\speed\reports.

W miejscu, gdzie wybiera się formatkę do wydruku, proszę kliknąć ikonkę folderu. Otworzy się lokalizacja danej formatki – stąd można wybrać formatki, skopiować je i wysłać do interLAN via Mantis lub e-mail.

Taki komunikat pojawia się, gdy integracja z KSeF jest włączona, a ustawiona data jej uruchomienia już obowiązuje, jednak faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF.

Do momentu wysłania dokumentu i nadania mu numeru KSeF oraz daty przyjęcia w KSeF, faktura ma status dokumentu niefiskalnego. Po otrzymaniu numeru KSeF oznaczenie to znika z wydruku.

Funkcje KSeF nie pojawią się automatycznie po samej aktualizacji programu.
Będą widoczne dopiero wtedy, gdy:

• zainstalujesz wersję SPEED 2.5.0.54,
• wprowadzisz podstawowe ustawienia KSeF (TEST/PROD + data startu),
• użytkownik będzie miał nadane odpowiednie uprawnienia do pracy z KSeF.

Po wykonaniu tych kroków funkcje wynikające z konfiguracji z KSeF będą dostępne w programie.

Nie. Numeracja faktur w SPEED pozostaje bez zmian.

Należy jednak pamiętać, że aby dokument utworzony w SPEED uzyskał status faktury, musi zostać wysłany do KSeF. To w KSeF nadawany jest numer identyfikacyjny, który następnie jest wczytywany do systemu i widoczny na wydruku dokumentu w SPEED.

Faktura staje się oficjalna dopiero po rejestracji w KSeF i nadaniu numeru KSeF, dlatego najlepiej najpierw wysłać ją do KSeF, a dopiero potem przekazać klientowi plik PDF.

Możesz wygenerować wydruk wcześniej, ale będzie on oznaczony jako dokument niefiskalny i nie będzie formalną fakturą VAT.

Proces wysyłki faktur składa się z kilku etapów komunikacji z platformą KSeF. Każdy z nich podlega określonym limitom zapytań na sekundę/minutę/godzinę. W tym czasie system oczekuje na możliwość kontynuowania procesu wysyłki i nie oddaje sterowania użytkownikowi, co może sprawiać wrażenie „zawieszenia” programu. W takiej sytuacji należy poczekać na zakończenie komunikacji z KSeF, ponieważ ewentualne zamknięcie systemu w trakcie takiej sesji powoduje przerwanie procesu wysyłki. Faktury, które nie zostały wysłane, nie trafią do KSeF do momentu ponownego uruchomienia wysyłki.
Aby zoptymalizować proces wysyłki, a tym samym zminimalizować występowanie takich sytuacji, rekomendujemy:

• organizowanie wysyłki faktur okresowo (np. raz na godzinę) w paczkach do 50 dokumentów jednocześnie,
• wykonywanie wysyłki przez jednego użytkownika posiadającego uprawnienia do komunikacji z KSeF,
• ograniczenie liczby jednoczesnych operacji komunikacji z KSeF.

Przy dużym wolumenie faktur, szczególnie gdy są one wysyłane pojedynczo, szybko dochodzi do wyczerpanie limitów KSeF, które są nałożone przez MF. W takiej sytuacji bardzo dobrym rozwiązaniem jest uruchomienie automatycznej wysyłki w tle poprzez moduł DPS_0012.

W celu uruchomienia wysyłki przez DPS (rozwiązanie płatne) prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub wysyłając zapytanie na adres biuro@interlan.pl

W przypadku ręcznej wysyłki rekomendujemy wysyłanie faktur przez jednego użytkownika w paczkach do około 50 dokumentów jednocześnie.

Domyślne limity po stronie KSeF wynoszą 10 faktur na sekundę/180 faktur na godzinę. W praktyce zdarzały się sytuacje, w których limit był tymczasowo obniżany (np. do 64 faktur na godzinę).

Przy większych wolumenach dokumentów rekomendujemy automatyczną wysyłkę z wykorzystaniem odpłatnego modułu DPS_0012.

Jeżeli firma wysyła bardzo dużą liczbę dokumentów, warto rozważyć automatyzację wysyłki poprzez usługę DPS_0012.

Z praktyki wynika, że takie rozwiązanie:

• zapewnia stabilniejszą pracę systemu,
• eliminuje blokowanie sesji użytkownika,
• ogranicza problemy wynikające z limitów zapytań do KSeF,
• automatyzuje komunikację z KSeF, w tym wysyłkę faktur, pobieranie numeru KSeF oraz UPO.

W celu uruchomienia wysyłki przez DPS (rozwiązanie płatne) prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub wysyłając zapytanie na adres biuro@interlan.pl

Zależy to od obciążenia systemu KSeF. Nie mamy jednoznacznej odpowiedzi.

Dopóki faktura nie została wysłana do KSeF, można ją edytować.
Po wysłaniu faktura jest blokowana i jeśli trzeba coś zmienić, robi się to przez korektę.

Typowe błędy na fakturze:

• gdy kwota jest błędna – wystaw korektę
• gdy NIP jest błędny – wystaw korektę do zera, a potem nową fakturę z poprawnym NIP-em
• gdy dane kontrahenta (np. adres) są błędne – popraw je przez korektę

Korekty wysyłamy do KSeF zgodnie z obowiązującą procedurą. To standardowy sposób naprawiania błędów.

Tak. Jeśli korektę wystawiasz już w okresie działania KSeF, dokument powinien zostać wysłany do KSeF – nawet jeśli faktura pierwotna była wystawiona wcześniej.

Faktura wystawiona w systemie trafia od razu do kontrahenta w formie wydruku z 2 kodami QR, a podatnik ma obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Tak, wprowadziliśmy dodatkowe moduły odpowiadające za automatyzację procesu wysyłania i pobierania faktur.

Odpowiadają za nie odpowiednio moduły:

• DPS_012 – automatyzacja procesu wysyłania sprzedaży
• DPS_o13  – automatyzacja procesu pobierania kosztów

Moduły są licencjonowane, wymagają zakupu i wdrożenia. W celu uzyskania oferty prosimy o kontakt z opiekunem handlowym lub mailowo na adres biuro@interlan.pl

Tak. Możesz wysyłać faktury zbiorczo, np. na koniec dnia.
Jeśli pojawi się błąd, system wskaże konkretną fakturę, której problem dotyczy.

Tak. Faktury może wystawiać wiele osób, a wysyłać jedna wyznaczona osoba pod warunkiem, że ma wymagane uprawnienia oraz token i certyfikat.

Nie. Do KSeF trafiają wyłącznie zatwierdzone dokumenty sprzedaży.
BUFOR (szkic/ dokument roboczy) i PROFORMA nie są wysyłane do KSeF.

Standardowo faktura bez numeru KSeF drukuje się jako dokument niefiskalny.
Jeśli firma chce całkowicie zablokować taki wydruk, wymaga to indywidualnego rozwiązania.

Tak mamy rozwiązanie, które pozwala na przystosowanie mechanizmu autofakturowania do wymagań KSeF. W tym przypadku prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub z działem obsługi klienta.

Faktury walutowe mogą być wysyłane do KSeF – system przekazuje walutę dokumentu, jak i kurs.
FV zbiorcze (zarówno z, jak i bez zestawienia) również trafiają do KSeF. W przypadku faktur zbiorczych z zestawieniem trafiają wyłącznie pozycje faktury (załącznik należy przesłać kontrahentowi poza platformą KSeF).

Tak. W formularzu faktury wybierz Moment sprzedaży: Okres, uzupełnij pola: Data sprzedaży od oraz Data sprzedaży do, a następnie zapisz dokument. System przyjmie ten zakres jako datę sprzedaży na fakturze.

Tak. Jeśli masz obowiązek fakturowania w KSeF, również dokumenty dla kontrahentów zagranicznych powinny być rejestrowane w ten sposób zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jednym z rozwiązań jest zastąpienie faktury zbiorczej wielopozycyjnej, fakturą zbiorczą z zestawieniem. W takim przypadku liczba pozycji na fakturze znacząco spada, natomiast szczegółowe zestawienie należy przekazać odbiorcy poza systemem KSeF.
O ile ten kierunek zmian nie jest możliwy, należałoby uzgodnić z odbiorcą faktur nowe zasady fakturowania, uwzględniające ograniczenia KSeF. W praktyce najczęściej oznacza to skrócenie okresów rozliczeniowych, a tym samym wystawianie faktur obejmujących mniejszą liczbę zleceń.

W sytuacji, kiedy przekroczenie 1MB jest niewielkie, można również rozważyć usunięcie części danych fakultatywnych, np. opisu dotyczącego danych operacyjnych na pozycji faktur czy dodatkowe opisy KSeF

Tak. Automatyczne pobieranie UPO jest możliwe w połączeniu z automatyczną wysyłką dokumentów do KSeF, realizowaną poprzez dodatkowy moduł DPS_0012.
Automatyzację wysyłki sprzedaży i pobierania kosztów umożliwiają poniższe moduły. Są one licencjonowane.
• DPS_0012 – dla faktur sprzedażowych,
• DPS_0013 – dla faktur kosztowych.

Odbiorca będący podmiotem posiadającym numer NIP może być wyłącznie Podmiotem2.
Podmiot3 reprezentuje dane oddziału odbiorcy. Tym samym jego dane na fakturze można przekazać na dwa sposoby:
• Jeżeli na zleceniu wskazany jest oddział odbiorcy, wówczas jego dane zostaną przeniesione na fakturę.
• Można też wskazać oddział wprost na fakturze.

Należy wejść na listę kontrahentów > na liście pomocniczej dostępnej pod prawym przyciskiem myszy (PPM) należy wybrać Powiązani kontrahenci, a następnie oznaczenie: Członek Grupy VAT

Aby faktury kosztowe pobrane z KSeF wczytały się do rejestru faktur otrzymanych konieczna jest instalacja i konfiguracja usługi DPS (wymagana licencja DPS_0001).

Upewnij się czy masz zainstalowaną i skonfigurowaną usługę DPS. Jest to warunek konieczny, aby pobrane faktury pojawiły się w rejestrze dokumentów otrzymanych.

W danym momencie tylko jedna osoba, która ma przyznane uprawnienia, może pobrać faktury kosztowe do systemu.

Aby wczytywać wyłącznie wybrane dokumenty, niezbędne jest zastosowanie  zewnętrznego huba/integratora. Dla obsługi takiego modelu pośredniego przygotowaliśmy REST API, które umożliwia przekazywanie do SPEED wybranych faktur kosztowych.
Od wersji 54f rozszerzyliśmy mechanizm wczytywania faktur z KSeF o dodatkowe możliwości:

• Na kartotece kontrahenta (zakładka CRM) można zaznaczyć opcję „Blokuj wczytywanie faktur z KSeF” – faktury od tego kontrahenta nie będą pobierane.
• W opcjach systemu (KSeF – ustawienia globalne) dodano możliwość pomijania faktur od podmiotów, które nie występują w kartotece kontrahentów.

Wprowadziliśmy również możliwość wyłączenia importu faktur od wybranych kontrahentów (należy ich wskazać) oraz od kontrahentów, którzy nie istnieją w bazie SPEED.

Jeżeli użytkownik korzysta ze standardowego mechanizm wczytywania faktur bezpośrednio z platformy KSeF do SPEED, wówczas wczytywane są wszystkie faktury kosztowe. Warto uwzględnić, że w praktyce oznacza to wczytanie 100% dokumentów wystawionych na firmę (również tych niepotrzebnych w SPEED).

Od wersji 54f rozszerzyliśmy mechanizm wczytywania faktur z KSeF o dodatkowe możliwości:

• Na kartotece kontrahenta (zakładka CRM) można zaznaczyć opcję „Blokuj wczytywanie faktur z KSeF” – faktury od tego kontrahenta nie będą pobierane.
• W opcjach systemu (KSeF – ustawienia globalne) dodano możliwość pomijania faktur od podmiotów, które nie występują w kartotece kontrahentów.

Wprowadziliśmy również możliwość wyłączenia importu faktur od wybranych kontrahentów (należy ich wskazać) oraz od kontrahentów, którzy nie istnieją w bazie SPEED.

W systemie SPEED dostępne są dwa tryby wczytywania faktu kosztowych z KSeF:

• bez referencji (domyślny) – wszystkie faktury z KSeF są wczytywane do SPEED jako dokumenty przeznaczone do ręcznej rejestracji. Jest to bezpieczny tryb startowy, ponieważ nie zakłada spójności ani kompletności danych przekazywanych przez kontrahentów (szczególnie w pierwszym etapie pracy)
• z referencjami (wersja płatna – wymagana dodatkowa licencja)  – system automatycznie wiąże fakturę z konkretnymi zleceniami/trasami/rozliczeniami (o ile wystawca podał odpowiednie referencje). Ten tryb znacznie przyspiesza proces rejestracji kosztów, ale wymaga dobrej jakości i spójności danych po stronie wystawców.
  Rekomendujemy rozpoczęcie pracy z KSeF w trybie bez referencji, a następnie stopniowe przejście na tryb z referencjami.

Mechanizm mapowania działa następująco:

• Mapowanie pozycji (per kontrahent): System sprawdza opis pozycji na fakturze (np. „paleta”) i automatycznie zamienia go na ustaloną pozycję ze słownika firmy (np. PAL = oddanie palet wymiennych). Mapowania realizowane jest dla konkretnego kontrahenta (NIP) — nazwy pozycji mogą się różnić u różnych klientów, więc dopasowanie jest przypisane do danego NIP-u. Działa to na zasadzie porównywania fragmentów tekstu w opisie i podstawiania odpowiedniej pozycji słownikowej.
• Formy płatności: SPEED rozpoznaje 4 podstawowe kody (karta, przelew, gotówka, płatność mobilna) –  jeśli kontrahent nie koduje formy albo używa innego opisu, wtedy stosujemy mapowanie form płatności per kontrahent.

System:

• pokaże oryginalne pozycje z faktury (tzw. pozycje obce) oraz spróbuje je zmapować na pozycje własne
• wykryje błędy/uwagi (np. rozbieżność kwoty netto/VAT/brutto, inne konto faktora, niezgodna data płatności itp.)
• użytkownik rozstrzyga każdą uwagę jako zasadną (oczekujemy korekty) albo niezasadną/akceptowaną (zamykamy uwagę i można księgować).
  Dla faktur do zleceń system próbuje podciągnąć wyceny ze zlecenia i porównać sumy – jeżeli brakuje wycen (np. już wcześniej zafakturowane), system zgłosi odpowiednią uwagę.

Tak. Faktury będą wczytywane do tej lokalizacji, która została skonfigurowana na kontrahencie będącym własnym oddziałem (z numerem NIP, którego dotyczą faktury).
Ważne jest, aby dla takiego kontrahenta wskazana była konkretna lokalizacja. W przeciwnym razie wczytane faktury nie będą przypisane do żadnej lokalizacji.

Jeżeli kontrahent w systemie SPEED jest oznaczony jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, numer NIP nie jest przekazywany do KSeF.

Aby numer NIP był widoczny, należy w kartotece kontrahenta odznaczyć tę flagę.