Integracja z KSeF – baza wiedzy

Przed rozpoczęciem konfiguracji upewnij się, że spełnione są poniższe warunki:

• Firma posiada aktywny dostęp do platformy KSeF.
• Dla użytkowników zostały wygenerowane certyfikaty oraz tokeny, które umożliwiają wysyłanie i odbieranie faktur z/do KSeF.
  (Szczegółowa instrukcja znajduje się w materiałach dodatkowych na stronie.)
• Firma posiada aktualną Opiekę Autorską, która umożliwia pobranie bieżącej wersji systemu.
• System pracuje na wymaganej wersji bazy danych MS SQL.
• System SPEED został zaktualizowany do bieżącej wersji przed rozpoczęciem konfiguracji.

Żeby SPEED działał poprawnie z KSeF, baza danych musi być w odpowiedniej wersji. Najważniejsze zasady:

• SQL Server 2016 musi mieć Service Pack 3 (SP3),
• dla SQL Express rekomendujemy SQL Server Express 2022,
• przy nowszych wersjach SQL (2017+) system wymaga dodatkowych elementów instalowanych w bazie danych (dostarczanych z aktualizacją SPEED i instalowanych przez administratora).
• Przypominamy, że przed aktualizacją zawsze należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.

Brak aktualizacji MS SQL Server 2016 do wersji co najmniej 2016 SP3 uniemożliwi instalację nowej wersji systemu SPEED. Jednocześnie rekomendujemy, aby w perspektywie bieżącego roku środowiska oparte na MS SQL Server 2016 oraz 2017 zostały zaktualizowane do najnowszych dostępnych wersji.
Wymagania te wynikają zarówno z kwestii bezpieczeństwa, jak i z dynamicznego rozwoju technologii, które wymuszają stosowanie aktualnych i wspieranych wersji oprogramowania. Utrzymywanie oraz rozwijanie rozwiązań opartych na starszych – często już niewspieranych przez producentów – narzędziach, generuje dług technologiczny, który nie jest zgodny z obowiązującymi i coraz bardziej rygorystycznymi standardami IT.

Wersję bazy danych MS SQL Server sprawdzisz w SPEED w zakładce Pomoc.

Informacja o Opiece Autorskiej jest widoczna przed zalogowaniem oraz w programie w zakładce Pomoc.

1. Dostęp do serwera i infrastruktury (dla działu IT)

Typ połączenia
– RDP + VPN
Preferowanym sposobem połączenia jest pulpit zdalny (RDP) przez VPN. Prosimy o przygotowanie i przesłanie: konfiguracji VPN, adresu IP serwera oraz danych logowania.

– Alternatywnie: AnyDesk lub TeamViewer

Jeśli połączenie RDP/VPN nie jest możliwe, prosimy o przygotowanie programu AnyDesk lub TeamViewer – oba programy są dostępne na stronie: https://www.interlan.pl/wsparcie-serwisowe/

Uprawnienia Administratora Windows
Konto, na które będziemy się logować, musi posiadać pełne uprawnienia administratora lokalnego (wymagane do instalacji usług systemowych).

Baza Danych – Wymóg dla instalacji DPS

Do poprawnej instalacji i konfiguracji usługi DPS niezbędne jest hasło użytkownika 'sa’ (System Administrator) do instancji serwera SQL. Prosimy o jego udostępnienie na czas wdrożenia.

2. Zasady komunikacji z działem IT

Ze względu na konieczność zachowania ciągłości prac technicznych oraz dokumentowania ustaleń, kontakt z Państwa działem IT odbywa się poprzez portal serwisowy Mantis lub drogą mailową. W miarę możliwości unikamy ustaleń telefonicznych, ponieważ wydłużają one prace.

3. Przygotowanie do konfiguracji KSeF (dla Księgowości/zarządu)
Do konfiguracji niezbędne będą tokeny dla wszystkich osób, które mają mieć uprawnienia do wysyłania faktur do KSeF oraz certyfikat KSeF.

• TOKEN KSeF:
  – Prosimy o wygenerowanie Tokenu autoryzacyjnego w darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów.
  – Pobrany Token (ciąg znaków) proszę zapisać w zwykłym pliku tekstowym (np. w Notatniku) i umieścić na pulpicie serwera, na którym będziemy pracować, pod nazwą TOKEN_KSEF.txt. Dzięki temu pobierzemy go w trakcie instalacji bez konieczności odrywania Państwa od pracy.
• CERTYFIKAT KSeF (przeznaczenie > „podpis linku”)

Do konfiguracji certyfikatu w systemie SPEED potrzebne będą:

– plik klucza prywatnego (.key) wraz z hasłem

– plik certyfikatu (.crt)

– nr seryjny certyfikatu (widoczny w pierwszej kolumnie na liście certyfikatów w KSeF)

– data ważności certyfikatu (wskazywana podczas jego generowania).

Ponadto na każdym stanowisku komputerowym, na którym będę generowane wydruki konieczne jest zainstalowanie (o ile nie zostało to jeszcze wykonane):

Programu ID Automation niezbędnego do generowania kodów QR na wydrukach faktur
👉 Pobierz

Komponentu niezbędnego do generowania kodów kreskowych na wydrukach DIRECT
👉 Pobierz

4. Komunikacja w trakcie wdrożenia

O pełnym zakończeniu instalacji i gotowości systemu do pracy poinformujemy Państwa w osobnej wiadomości mailowej. Do momentu otrzymania takiego maila, system jest w trakcie konfiguracji, co może wiązać się z chwilowymi przerwami w jego działaniu.

1. Certyfikat i tokeny
Aby rozpocząć pracę z KSeF, konieczne jest wcześniejsze wygenerowanie tokenów
i certyfikatów dostępowych dla osób odpowiedzialnych za komunikację z KSeF oraz wgranie ich do systemu SPEED

2. Konfiguracja sprzedaży
To pierwszy obszar, od którego należy zacząć przygotowania.

Do dyspozycji użytkowników oddajemy webinar instruktażowy oraz zbiór instrukcji

Ważne informacje:

• Jeżeli chcesz, aby po zainicjowaniu wysyłki przez użytkownika system działał automatycznie — w tle i w ustalonym cyklu — wysyłał faktury do KSeF oraz pobierał dane zwrotne (m.in. numer KSeF i UPO), prosimy o kontakt z opiekunem handlowym lub z biurem w sprawie modułu DPS_0012

3. Konfiguracja w zakresie kosztów:

Do przetworzenia pobranych z KSeF faktur i wyświetlania ich w rejestrze dokumentów otrzymanych wymagany jest moduł DPS_001 (cena licencji 1 pln + OA) oraz jego instalacja i konfiguracja zgodnie z instrukcją interLAN lub zamówienie usługi w InterLAN

W zakresie importu kosztów z KSeF system umożliwia:

• pobieranie wszystkich faktur,
• ograniczenie pobierania dokumentów wyłącznie do firm znajdujących się w bazie kontrahentów SPEED,
• pobieranie faktur od wybranych kontrahentów,

Do dyspozycji użytkowników oddajemy webinar instruktażowy  oraz komplet instrukcji

Ważne informacje:

• Faktury mogą być wczytane do systemu SPEED w dwóch wariantach: bez referencji w postaci takiej, w jakiej zostały wczytane z KSeF oraz z referencjami w powiązaniu z konkretnymi obiektami w systemie (np. zleceniem)
• Faktury, które nie dotyczą zleceń są wczytywane w formie oryginalnej. Na podstawie pierwszych dokumentów zalecane jest zmapowanie pozycji faktur obcych na pozycje własne, tak aby dokument nadawał się do późniejszej analizy jak i eksportu do systemu FK.
• Faktury dotyczące zleceń, zaimportowane bez referencji, co do zasady służą wygenerowaniu ze SPEED obrazu takiej faktury i jej ponownemu zarejestrowaniu na zasadach obecnych.
• Faktury dotyczące zleceń, zaimportowane z referencjami, po weryfikacji zidentyfikowanych przez system błędów są gotowe do księgowania i mają wartość analityczną.

Tym samym:

• Aby dokumenty automatycznie wiązały się ze zleceniami w systemie, np. ze zleceniem, wymagana jest dodatkowa licencja IFC_1101 do pobierania faktur z referencjami
• Do automatycznego pobierania dokumentów kosztowych bez udziału użytkownika, wymaga jest licencja DPS_0013.
• Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat dodatkowych licencji prosimy o kontakt z opiekunem handlowym lub biurem

Funkcje KSeF nie pojawią się automatycznie po samej aktualizacji programu.
Będą widoczne dopiero wtedy, gdy:

• zainstalujesz wersję SPEED 2.5.0.54,
• wprowadzisz podstawowe ustawienia KSeF (PROD + data startu),
• użytkownik będzie miał nadane odpowiednie uprawnienia do pracy z KSeF,
• zrestartujesz program.

Po wykonaniu tych kroków funkcje wynikające z konfiguracji z KSeF będą dostępne w programie.

Tak mamy rozwiązanie, które pozwala na przystosowanie mechanizmu autofakturowania do wymagań KSeF. W tym przypadku prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub z działem obsługi klienta.

Historię zmian w kolejnych wersjach systemu sprawdzisz w SPEED w zakładce Pomoc.

Aby skonfigurować certyfikat niezbędnę będą:

• plik klucza prywatnego (.key) wraz z hasłem,
• plik certyfikatu (.crt),
• nr seryjny certyfikatu (widoczny w pierwszej kolumnie na liście certyfikatów w KSeF),
• data ważności certyfikatu (wskazywana podczas jego generowania).

W systemach interLAN do komunikacji z KSeF potrzebny jest osobowy token oraz certyfikat – oba przypisane do konkretnej osoby.

• Przed ich wygenerowaniem firma musi upoważnić użytkownika w systemie KSeF.
• W SPEED token i certyfikat wprowadza administrator w ustawieniach autoryzacji. System automatycznie korzysta z nich podczas komunikacji z KSeF.
• Zgodnie z aktualnymi przepisami tokeny będzie można stosować do końca 2026 roku. W tym okresie planowane jest ich wycofanie również w systemie SPEED. O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników na bieżąco.

Tak. Faktury może wystawiać wiele osób, a wysyłać jedna wyznaczona osoba pod warunkiem, że ma wymagane uprawnienia oraz token i certyfikat.

W systemie można wprowadzić kilka osób, które będą mogły pobierać koszty z KSeF. Jednak W danym momencie tylko jedna osoba, która ma przyznane uprawnienia, może pobrać faktury kosztowe do systemu.

Aby uruchomić integrację z KSeF w zakresie sprzedaży, konieczne jest:

• posiadanie aktywnej Opieki Autorskiej, która umożliwia pobieranie aktualizacji systemu,
• zainstalowanie aktualnej wersji programu SPEED 54. Bieżące wersje są publikowane na stronie
• korzystanie z odpowiedniej wersji bazy danych MS SQL,
• przeprowadzenie konfiguracji systemu SPEED – rekomendujemy wykonanie jej samodzielnie, zgodnie z instrukcjami dostarczonymi przez interLAN. Istnieje również możliwość skorzystania z odpłatnej usługi konfiguracji.

Uwaga: Po konfiguracji programu, wykonaj jego restart

Niekiedy po konfiguracji programu nie jest widoczny w górnym menu przycisk KSEF. Należy wówczas wykonać ponowne uruchomienie programu.

Należy wejść na listę kontrahentów > na liście pomocniczej dostępnej pod prawym przyciskiem myszy (PPM) należy wybrać Powiązani kontrahenci, a następnie oznaczenie: Członek Grupy VAT

Faktura staje się oficjalna dopiero po rejestracji w KSeF i nadaniu numeru KSeF, dlatego najlepiej najpierw wysłać ją do KSeF, a dopiero potem przekazać klientowi plik PDF.

Możesz wygenerować wydruk wcześniej, ale będzie on oznaczony jako dokument niefiskalny i nie będzie formalną fakturą VAT.

Proces wysyłki faktur składa się z kilku etapów komunikacji z platformą KSeF. Każdy z nich podlega określonym limitom zapytań na sekundę/minutę/godzinę. W tym czasie system oczekuje na możliwość kontynuowania procesu wysyłki i nie oddaje sterowania użytkownikowi, co może sprawiać wrażenie „zawieszenia” programu. W takiej sytuacji należy poczekać na zakończenie komunikacji z KSeF, ponieważ ewentualne zamknięcie systemu w trakcie takiej sesji powoduje przerwanie procesu wysyłki. Faktury, które nie zostały wysłane, nie trafią do KSeF do momentu ponownego uruchomienia wysyłki.
Aby zoptymalizować proces wysyłki, a tym samym zminimalizować występowanie takich sytuacji, rekomendujemy:

• organizowanie wysyłki faktur okresowo (np. raz na godzinę) w paczkach do 50 dokumentów jednocześnie,
• wykonywanie wysyłki przez jednego użytkownika posiadającego uprawnienia do komunikacji z KSeF,
• ograniczenie liczby jednoczesnych operacji komunikacji z KSeF.

Przy dużym wolumenie faktur, szczególnie gdy są one wysyłane pojedynczo, szybko dochodzi do wyczerpanie limitów KSeF, które są nałożone przez MF. W takiej sytuacji bardzo dobrym rozwiązaniem jest uruchomienie automatycznej wysyłki w tle poprzez moduł DPS_0012.

W celu uruchomienia wysyłki przez DPS (rozwiązanie płatne) prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub wysyłając zapytanie na adres biuro@interlan.pl

W przypadku ręcznej wysyłki rekomendujemy wysyłanie faktur przez jednego użytkownika w paczkach do około 50 dokumentów jednocześnie.

Domyślne limity po stronie KSeF wynoszą 10 faktur na sekundę/180 faktur na godzinę. W praktyce zdarzały się sytuacje, w których limit był tymczasowo obniżany (np. do 64 faktur na godzinę).

Przy większych wolumenach dokumentów rekomendujemy automatyczną wysyłkę z wykorzystaniem odpłatnego modułu DPS_0012.

Jeżeli firma wysyła bardzo dużą liczbę dokumentów, warto rozważyć automatyzację wysyłki poprzez usługę DPS_0012.

Z praktyki wynika, że takie rozwiązanie:

• zapewnia stabilniejszą pracę systemu,
• eliminuje blokowanie sesji użytkownika,
• ogranicza problemy wynikające z limitów zapytań do KSeF,
• automatyzuje komunikację z KSeF, w tym wysyłkę faktur, pobieranie numeru KSeF oraz UPO.

W celu uruchomienia wysyłki przez DPS (rozwiązanie płatne) prosimy o bezpośredni kontakt z opiekunem handlowym lub wysyłając zapytanie na adres biuro@interlan.pl

Zależy to od obciążenia systemu KSeF. Nie mamy jednoznacznej odpowiedzi.

Dopóki faktura nie została wysłana do KSeF, można ją edytować.
Po wysłaniu faktura jest blokowana i jeśli trzeba coś zmienić, robi się to przez korektę.

Tak, wprowadziliśmy dodatkowe moduły odpowiadające za automatyzację procesu wysyłania i pobierania faktur.

Odpowiadają za nie odpowiednio moduły:

• DPS_012 – automatyzacja procesu wysyłania sprzedaży
• DPS_013  – automatyzacja procesu pobierania kosztów

Moduły są licencjonowane, wymagają zakupu i wdrożenia. W celu uzyskania oferty prosimy o kontakt z opiekunem handlowym lub mailowo na adres biuro@interlan.pl

Tak. Możesz wysyłać faktury zbiorczo, np. na koniec dnia.
Jeśli pojawi się błąd, system wskaże konkretną fakturę, której problem dotyczy.

Nie. Do KSeF trafiają wyłącznie zatwierdzone dokumenty sprzedaży.
BUFOR (szkic/ dokument roboczy) i PROFORMA nie są wysyłane do KSeF.

Jednym z rozwiązań jest zastąpienie faktury zbiorczej wielopozycyjnej, fakturą zbiorczą z zestawieniem. W takim przypadku liczba pozycji na fakturze znacząco spada, natomiast szczegółowe zestawienie należy przekazać odbiorcy poza systemem KSeF.
O ile ten kierunek zmian nie jest możliwy, należałoby uzgodnić z odbiorcą faktur nowe zasady fakturowania, uwzględniające ograniczenia KSeF. W praktyce najczęściej oznacza to skrócenie okresów rozliczeniowych, a tym samym wystawianie faktur obejmujących mniejszą liczbę zleceń.

W sytuacji, kiedy przekroczenie 1MB jest niewielkie, można również rozważyć usunięcie części danych fakultatywnych, np. opisu dotyczącego danych operacyjnych na pozycji faktur czy dodatkowe opisy KSeF.

Tak. Automatyczne pobieranie UPO jest możliwe w połączeniu z automatyczną wysyłką dokumentów do KSeF, realizowaną poprzez dodatkowy moduł DPS_0012.
Automatyzację wysyłki sprzedaży i pobierania kosztów umożliwiają poniższe moduły. Są one licencjonowane.
• DPS_0012 – dla faktur sprzedażowych,
• DPS_0013 – dla faktur kosztowych.

Odbiorca będący podmiotem posiadającym numer NIP może być wyłącznie Podmiotem2.
Podmiot3 reprezentuje dane oddziału odbiorcy. Tym samym jego dane na fakturze można przekazać na dwa sposoby:
• Jeżeli na zleceniu wskazany jest oddział odbiorcy, wówczas jego dane zostaną przeniesione na fakturę.
• Można też wskazać oddział wprost na fakturze.

Jeżeli kontrahent w systemie SPEED jest oznaczony jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, numer NIP nie jest przekazywany do KSeF.

Aby numer NIP był widoczny, należy w kartotece kontrahenta odznaczyć tę flagę.

Tak. Jeśli masz obowiązek fakturowania w KSeF, również dokumenty dla kontrahentów zagranicznych powinny być rejestrowane w ten sposób zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Tak. W formularzu faktury wybierz Moment sprzedaży: Okres, uzupełnij pola: Data sprzedaży od oraz Data sprzedaży do, a następnie zapisz dokument. System przyjmie ten zakres jako datę sprzedaży na fakturze.

Faktury walutowe mogą być wysyłane do KSeF – system przekazuje walutę dokumentu, jak i kurs.
FV zbiorcze (zarówno z, jak i bez zestawienia) również trafiają do KSeF. W przypadku faktur zbiorczych z zestawieniem trafiają wyłącznie pozycje faktury (załącznik należy przesłać kontrahentowi poza platformą KSeF).

Nie. Numeracja faktur w SPEED pozostaje bez zmian.

Należy jednak pamiętać, że aby dokument utworzony w SPEED uzyskał status faktury, musi zostać wysłany do KSeF. To w KSeF nadawany jest numer identyfikacyjny, który następnie jest wczytywany do systemu i widoczny na wydruku dokumentu w SPEED.

Aby na fakturach offline generowały się kody QR, należy:

• wgrać do systemu SPEED odpowiedni certyfikat,

• zainstalować wymagane czcionki:
  

  Programu ID Automation niezbędnego do generowania kodów QR na wydrukach faktur
  👉 Pobierz

  Komponentu niezbędnego do generowania kodów kreskowych na wydrukach DIRECT
  👉 Pobierz

Brak jednego z powyższych elementów uniemożliwia poprawne generowanie kodów QR na wydrukach faktur.

W pierwszej kolejności należy dokładnie zapoznać się z komunikatem błędu. Zawiera on informację, które pole nie przeszło walidacji oraz co wymaga poprawy. Najlepiej zapisać taką fakturę do pliku XML, a następnie przeanalizować wskazane w komunikacie pole. Po zidentyfikowaniu problemu należy wprowadzić odpowiednie poprawki w systemie SPEED i ponowić wysyłkę faktury. Jeżeli użytkownik nie ma pewności, gdzie w systemie należy uzupełnić dane, szczegółowe informacje znajdują się w naszej dokumentacji.

Na przykładzie komunikatu błędu:

W komunikacie wskazano, że problem dotyczy sekcji Zwolnienie. W takiej sytuacji najlepiej zapisać fakturę do pliku XML, a następnie przeanalizować wskazane w komunikacie pola. Błąd informuje, że wymagane wpisy w polach P_19A, P_19B, P_19C nie zostały uzupełnione. Należy więc poprawić odpowiednie dane w systemie SPEED, a następnie ponowić próbę wysyłki faktury do KSeF.

Szczegółowe informacje, gdzie w systemie SPEED należy wprowadzić dane odpowiadające tym polom, znajdują się w naszej dokumentacji (str. 11):

https://www.interlan.pl/ftp/PROGRAMY/MAILING/KSeF/SPEED_Opis%20zmian%20w%20ramach%20KSeF_sprzeda%C5%BC_12032026.pdf

Tego typu problem może wystąpić, jeśli na liście stawek VAT w systemie znajdują się zdublowane stawki (o tej samej wartości).

W takiej sytuacji należy:

• zweryfikować listę stawek VAT w systemie,
• usunąć jedną z powielonych stawek.

Na poniższym przykładzie – jeśli w systemie widoczna jest stawka z identyfikatorem ID = 11, która jest niewidoczna lub nieużywana, można ją bezpiecznie usunąć (zapewne nie była ona wykorzystywana przy wystawianiu faktur w SPEED).

Aby uruchomić integrację z KSeF w zakresie kosztów, konieczne jest:

• posiadanie aktywnej Opieki Autorskiej, która umożliwia pobieranie aktualizacji systemu,
• zainstalowanie aktualnej wersji programu SPEED 54. Bieżące wersje są publikowane na stronie,
• korzystanie z odpowiedniej wersji bazy danych MS SQL,
• niezbędne jest posiadanie usługi DPS_0001 (Data Procesing Service), która odpowiada za wczytanie faktur do rejestru dokumentów otrzymanych. Usługa wymaga licencji oraz instalacji i konfiguracji przez osobę techniczną lub pracownika interLAN.

Aby faktury kosztowe pobrane z KSeF wczytały się do rejestru faktur otrzymanych konieczna jest instalacja i konfiguracja usługi DPS (wymagana licencja DPS_0001).

Upewnij się czy masz zainstalowaną i skonfigurowaną usługę DPS_001. Jest to warunek konieczny, aby pobrane faktury pojawiły się w rejestrze dokumentów otrzymanych.

Zanim przejdziesz do procesu pobierania faktur wykonaj konfigurację programu krok po kroku. Koniecznie pamiętaj o zmapowaniu wszystkich stawek VAT jakie obowiązują obecnie w KSeF oraz oznaczeniu ich jako Widoczna (nawet jeśli nie są wykorzystywane w praktyce). Może się bowiem zdarzyć, że kontrahenci będą stosować takie stawki na fakturach wystawianych dla Państwa. Jeśli faktura zawiera pozycję ze stawką VAT, która nie została zmapowana w SPEED, dokument nie zostanie utworzony w systemie.

Aby wczytywać wyłącznie wybrane dokumenty, niezbędne jest zastosowanie  zewnętrznego huba/integratora. Dla obsługi takiego modelu pośredniego przygotowaliśmy REST API, które umożliwia przekazywanie do SPEED wybranych faktur kosztowych.
Od wersji 54f rozszerzyliśmy mechanizm wczytywania faktur z KSeF o dodatkowe możliwości:

• Na kartotece kontrahenta (zakładka CRM) można zaznaczyć opcję „Blokuj wczytywanie faktur z KSeF” – faktury od tego kontrahenta nie będą pobierane.
• W opcjach systemu (KSeF – ustawienia globalne) dodano możliwość pomijania faktur od podmiotów, które nie występują w kartotece kontrahentów.

Wprowadziliśmy również możliwość wyłączenia importu faktur od wybranych kontrahentów (należy ich wskazać) oraz od kontrahentów, którzy nie istnieją w bazie SPEED.

Jeżeli użytkownik korzysta ze standardowego mechanizm wczytywania faktur bezpośrednio z platformy KSeF do SPEED, wówczas wczytywane są wszystkie faktury kosztowe. Warto uwzględnić, że w praktyce oznacza to wczytanie 100% dokumentów wystawionych na firmę (również tych niepotrzebnych w SPEED).

Od wersji 54f rozszerzyliśmy mechanizm wczytywania faktur z KSeF o dodatkowe możliwości:

• Na kartotece kontrahenta (zakładka CRM) można zaznaczyć opcję „Blokuj wczytywanie faktur z KSeF” – faktury od tego kontrahenta nie będą pobierane.
• W opcjach systemu (KSeF – ustawienia globalne) dodano możliwość pomijania faktur od podmiotów, które nie występują w kartotece kontrahentów.

Wprowadziliśmy również możliwość wyłączenia importu faktur od wybranych kontrahentów (należy ich wskazać) oraz od kontrahentów, którzy nie istnieją w bazie SPEED.

W systemie SPEED dostępne są dwa tryby wczytywania faktu kosztowych z KSeF:

• bez referencji (domyślny) – wszystkie faktury z KSeF są wczytywane do SPEED jako dokumenty przeznaczone do ręcznej rejestracji. Jest to bezpieczny tryb startowy, ponieważ nie zakłada spójności ani kompletności danych przekazywanych przez kontrahentów (szczególnie w pierwszym etapie pracy)
• z referencjami (wersja płatna – wymagana dodatkowa licencja)  – system automatycznie wiąże fakturę z konkretnymi zleceniami/trasami/rozliczeniami (o ile wystawca podał odpowiednie referencje). Ten tryb znacznie przyspiesza proces rejestracji kosztów, ale wymaga dobrej jakości i spójności danych po stronie wystawców.
  Rekomendujemy rozpoczęcie pracy z KSeF w trybie bez referencji, a następnie stopniowe przejście na tryb z referencjami.

Mechanizm mapowania działa następująco:

• Mapowanie pozycji (per kontrahent): System sprawdza opis pozycji na fakturze (np. „paleta”) i automatycznie zamienia go na ustaloną pozycję ze słownika firmy (np. PAL = oddanie palet wymiennych). Mapowania realizowane jest dla konkretnego kontrahenta (NIP) — nazwy pozycji mogą się różnić u różnych klientów, więc dopasowanie jest przypisane do danego NIP-u. Działa to na zasadzie porównywania fragmentów tekstu w opisie i podstawiania odpowiedniej pozycji słownikowej.
• Formy płatności: SPEED rozpoznaje 4 podstawowe kody (karta, przelew, gotówka, płatność mobilna) –  jeśli kontrahent nie koduje formy albo używa innego opisu, wtedy stosujemy mapowanie form płatności per kontrahent.

System:

• pokaże oryginalne pozycje z faktury (tzw. pozycje obce) oraz spróbuje je zmapować na pozycje własne
• wykryje błędy/uwagi (np. rozbieżność kwoty netto/VAT/brutto, inne konto faktora, niezgodna data płatności itp.)
• użytkownik rozstrzyga każdą uwagę jako zasadną (oczekujemy korekty) albo niezasadną/akceptowaną (zamykamy uwagę i można księgować).
  Dla faktur do zleceń system próbuje podciągnąć wyceny ze zlecenia i porównać sumy – jeżeli brakuje wycen (np. już wcześniej zafakturowane), system zgłosi odpowiednią uwagę.

Tak. Faktury będą wczytywane do tej lokalizacji, która została skonfigurowana na kontrahencie będącym własnym oddziałem (z numerem NIP, którego dotyczą faktury).
Ważne jest, aby dla takiego kontrahenta wskazana była konkretna lokalizacja. W przeciwnym razie wczytane faktury nie będą przypisane do żadnej lokalizacji.

Domyślnie program działa w trybie pobierania faktur bez referencji. Wówczas okno opcji wygląda następująco:

W sytuacji, gdy uruchomione są dodatkowe licencje, np. pobierania faktur z referencjami, wówczas w oknie w ustawieniach globalnych pojawiają się dodatkowe opcje.

Jeśli korzystasz z wydruków starego typu TTX, musisz wiedzieć, że nie będą one już dostosowywane do KSeF. Rekomendujemy przejście na wydruki DIRECT:

• W programach InterLAN dostępne są wydruki systemowe, które na bieżąco aktualizujemy do zmian w przepisach.
• Od wersji SPEED 2.5.0.54 dostępne są standardowe wydruki DIRECT przygotowane zgodnie z wymogami KSeF (np. numer KSeF, kod QR).
• Jeśli potrzebujesz zmian indywidualnych (np. modyfikacja układu, dodanie dodatkowych pól), możemy je wykonać odpłatnie, traktując wydruki DIRECT jako punkt wyjścia.

Formatki wydruku faktur znajdują się w lokalizacji: interlan\speed\reports.

W miejscu, gdzie wybiera się formatkę do wydruku, proszę kliknąć ikonkę folderu (uwaga! funkcja dostępna wyłącznie dla użytkownika z prawami administratora). Otworzy się lokalizacja danej formatki – stąd można wybrać formatki, skopiować je i wysłać do interLAN via Mantis lub e-mail.

Taki komunikat pojawia się, gdy integracja z KSeF jest włączona, a ustawiona data jej uruchomienia już obowiązuje, jednak faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF.

Do momentu wysłania dokumentu i nadania mu numeru KSeF oraz daty przyjęcia w KSeF, faktura ma status dokumentu niefiskalnego. Po otrzymaniu numeru KSeF oznaczenie to znika z wydruku.

W strukturze KSeF przewidziano możliwość przekazywania dodatkowych informacji (np. numeru zlecenia) na poziomie pozycji faktury. W systemach interLAN konfiguracja odbywa się na poziomie słownika pozycji faktury, w polu Szablon dodatkowego opisu pozycji.

Aby przekazać wymagane dane:

• należy wykorzystać dostępne w systemie mechanizmy do kodowania treści w tym polu,

• pamiętać o ograniczeniu długości – maksymalnie 256 znaków.

Standardowo faktura bez numeru KSeF drukuje się jako dokument niefiskalny.
Jeśli firma chce całkowicie zablokować taki wydruk, wymaga to indywidualnego rozwiązania.

Integracja z systemami finansowo-księgowymi
Zaktualizowaliśmy o dane z KSeF (najczęściej numer i data wystawienia) integracje z następującymi programami:

• Optima
• Enova (plik TXT)
• Symfonia – uwaga: po stronie klienta wymagana jest aktualizacja pliku .ams
• Profinn
• Tessop
• Insert Rewizor
• Raks
• WAPRO (plik XML)

Typowe błędy na fakturze:

• gdy kwota jest błędna – wystaw korektę
• gdy NIP jest błędny – wystaw korektę do zera, a potem nową fakturę z poprawnym NIP-em
• gdy dane kontrahenta (np. adres) są błędne – popraw je przez korektę

Korekty wysyłamy do KSeF zgodnie z obowiązującą procedurą. To standardowy sposób naprawiania błędów.

Tak. Jeśli korektę wystawiasz już w okresie działania KSeF, dokument powinien zostać wysłany do KSeF – nawet jeśli faktura pierwotna była wystawiona wcześniej.

Tak. Opcja uruchamiana jest w ustawieniach globalnych systemu (wymaga działania na uprawnieniach administratora)

Faktura wystawiona w systemie trafia od razu do kontrahenta w formie wydruku z 2 kodami QR, a podatnik ma obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.