Czy wykorzystujesz wszystkie funkcje systemu TMS?

Firmy transportowe i spedycyjne wdrażają systemy TMS (Transportation Management System), licząc na automatyzację pracy, redukcję kosztów i większą kontrolę nad procesami. W praktyce jednak TMS bywa wykorzystywany tylko częściowo, np. wyłącznie do rejestracji zleceń i wystawiania faktur. W efekcie potencjał systemu pozostaje niewykorzystany, co prowadzi do rozczarowania i braku wymiernych efektów.

Należy pamiętać, że wysokiej klasy TMS jest kompleksowym narzędziem wspomagającym zarządzanie firmą oraz integrującym wszystkie kluczowe procesy operacyjne – począwszy od rejestracji danych, zarządzanie zleceniami,  taborem i kierowcami, przez planowanie i optymalizację tras, , integrację z mapą, telematyką i programami finansowo-księgowymi, aż po monitorowanie dostaw i analizę kosztów oraz pełną analitykę. Tak, jak w przypadku TMS interLAN SPEED, często już standardowa wersja oprogramowania zapewnia dostęp do licznych ważnych funkcji. Używanie ich w pełnym zakresie umożliwia panowanie nad łańcuchem dostaw i realne oszczędności operacyjne.

A Ty – w jakim stopniu wykorzystujesz możliwości swojego TMS? Może pora zrobić przegląd jego funkcji i odkryć, co naprawdę potrafi?

Kompletne dane – fundament działania TMS

Jako dostawca systemu do zarządzania transportem wiemy, że skuteczność TMS zależy bezpośrednio od danych wprowadzanych do programu. Ważna jest ich:

• jakość,
• kompletność
• i aktualność.

TMS może realizować pełne spektrum swoich funkcji tylko wtedy, gdy ma dostęp do wiarygodnych  i kompletnych danych o kontrahentach, pojazdach, trasach, czasach dostaw, kosztach, czy  statusach z telematyki.

Bez tego TMS funkcjonuje jak „na ręcznym” i nie może w pełni wspierać codziennej pracy . Brak rzetelnych danych uniemożliwia sprawną obsługę klienta, kontrolę nad realizacją dostaw, dokładne rozliczenia i analizę kosztów.

Kluczowe funkcje TMS – czy na pewno z nich korzystasz?

Nawet  przy uzupełnionych i aktualnych danych, system TMS nie pokaże pełni swoich możliwości, jeśli jego funkcje nie są wykorzystywane na co dzień.
To niestety częsty scenariusz, jaki obserwujemy podczas audytów wykorzystania TMS SPEED. System ma olbrzymie możliwości konfiguracyjne oraz funkcjonalne. Planowanie tras z mapą i telematyką. Automatyzacja. Prognozy kosztów. Powiadomienia windykacyjne. Analiza rentowności. Platforma do komunikacji z przewoźnikiem i kontrahentem. Aplikacja mobilna dla kierowcy i dyspozytora. To wszystko jest w zasięgu ręki – tylko trzeba z tego korzystać.

Najczęstsze powody niepełnego korzystania z możliwości systemu TMS to:

• ograniczony czas i zbyt małe zaangażowanie zespołu na etapie wdrożenia – czyli brak aktywnego udziału pracowników po stronie firmy, która kupuje system,
• brak wiedzy o możliwościach TMS-a – często wynika to z braku szkoleń lub niewystarczającego przygotowania zespołu,
• brak czasu na rozwijanie wiedzy o systemie – firmy rzadko organizują audyty wykorzystania TMS-a czy spotkania doszkalające, które pomagają odkrywać i wdrażać dostępne w standardzie, jak i nowe funkcje.

Inną kategorię stanowią przedsiębiorstwa, które – mimo rozwoju – ograniczają się do podstawowego użycia TMS. Pomijają zaawansowane moduły, które realnie zwiększają efektywność i redukują koszty operacyjne. Tymczasem to właśnie zaawansowane możliwości TMS-a pozwalają firmom wyjść poza codzienne zarządzania operacyjne i przejść na poziom świadomego i strategicznego podejścia opartego na danych i automatyzacji.

Jak wycisnąć maksimum z TMS?

Aby system TMS realnie wspierał operacje i rozwijał firmę, konieczna jest regularna ocena efektywności pracy i cykliczne podejście do aktualizacji (i ewentualnie rozbudowy) oprogramowania.

Praktyka rynkowa pokazuje, że warto wdrożyć pięć kroków:

1. Inwentaryzacja modułów systemu – sprawdź, które funkcje są dostępne, a które są niewykorzystywane mimo wdrożenia.
2. Analiza danych i raportów – monitoruj, jakie raporty generujesz i czy rzeczywiście wspierają one decyzje, a nie tylko spełniają formalne wymagania.
3. Weryfikacja integracji – sprawdzaj czy działają i są wykorzystywane w praktyce.
4. Ocena kompetencji zespołu – upewnij się, że użytkownicy programu znają jego funkcje i z nich korzystają.
5. Szkolenia i audyty – bądź w kontakcie z dostawcą swojego systemu. Regularnie przeprowadzane audyty funkcjonalne, aktualizacje oprogramowania i szkolenia osób na co dzień pracujących z systemem,  pozwalają wydobyć pełnię możliwości Twojego TMS. Zapoznawaj się z nowościami i zmianami w Twoim systemie.

Zysk dzięki pełnemu wdrożeniu

Firmy, które świadomie korzystają ze swojego systemu TMS, zyskują istotną przewagę na rynku. Pełne wykorzystanie jego potencjału – oparte na rzetelnych danych i systematycznym rozwoju – pozwala obniżyć koszty operacyjne, skrócić czas realizacji zleceń, usprawnić planowanie oraz szybciej reagować na zmiany i zakłócenia w łańcuchu dostaw.
Dobrze wykorzystywany TMS to przewaga nie tylko technologiczna, ale przede wszystkim operacyjna.

Sprawdź naszą ofertę:

Program dla spedycji i firm transportowych | Oprogramowanie do planowania dostaw | Spedycja morska i lotnicza | Mapa dla ciężarówek | Oprogramowanie do planowania tras | Portal przewoźników | Aplikacja mobilna dla firm transportowych i spedycyjnych | Program do tworzenia deklaracji intrastat