4 wskazówki, jak przeprowadzić wdrożenie TMS

Patryk Grzelak
25 sierpnia 2022 4 min.

 

Wdrożenie oprogramowania klasy Transportation Management System przez producenta polega na instalacji i konfiguracji programu oraz na przeszkoleniu przyszłych użytkowników systemu.

Przychodzi klient do dostawcy systemu TMS…

Potrzebę wdrożenia rozwiązania informatycznego odczuwamy, gdy okazuje się, iż bez nowych narzędzi, nie zrealizujemy założonych celów biznesowych oraz nie będziemy w stanie świadczyć usług na oczekiwanym przez klientów poziomie.

Czas na wdrożenie programu TMS, to moment, gdy liczba danych operacyjnych jest tak duża, iż koszt pracy związanej z zarządzaniem tymi danymi jest zbyt wysoki lub wykracza ponad siły załogi. Świadczyć może o tym choćby liczba popełnianych błędów czy skala zaległości. Sytuacja ta dotyczy najczęściej firm w fazie intensywnego rozwoju.

Konieczność implementacji systemu dotyczy także przedsiębiorstw, w których niezbędna jest zmiana dotychczas stosowanego rozwiązania IT. Dzieje się tak w kilku przypadkach:

  • firma zakupiła w przeszłości rozwiązanie, które nie podąża za jej rozwojem – wybrany pierwotnie system zawiera tylko podstawowe funkcje i okazuje się nieużyteczny na dalszych etapach rozwoju przedsiębiorstwa;
  • obecny dostawca nie wspiera swojego klienta, komunikacja jest utrudniona lub narasta konflikt między producentem a użytkownikami;
  • wydajność systemu jest niewystarczająca

TIP 1

Decydując się na wdrożenie systemu klasy TMS pamiętajmy, aby:

  1. określić swoje potrzeby i wybrać system, którego możliwości będą na nie odpowiadały
  2. (jednocześnie) wybrać system gwarantujący funkcjonalność podążającą za rozwojem firmy.

Etapy wdrożenia systemu klasy TMS w firmie transportowej

Po wyborze dostawcy oraz określeniu warunków umowy, przechodzimy do meritum, a więc implementacji oprogramowania. Ważne jest, aby – w planie codziennej pracy przedsiębiorstwa – uwzględnić, iż jest to proces. W zależności od skali wdrożenia może on trwać od jednego do kilkunastu miesięcy.

Etapy wdrożenia systemu do zarządzania transportem:

1. Analiza przedwdrożeniowa

Celem analizy przedwdrożeniowej jest identyfikacja największych wyzwań i problemów z jakimi mierzy się firma oraz wskazanie obszarów odpowiedzialnych za niską jakość usług. Ważne jest określenie, jakie procesy realizowano dotychczas poza systemem wraz z opisaniem ich specyfiki.

TIP 2

Jakie pytania musimy sobie zdać przed przystąpieniem do analizy poprzedzającej wdrożenie rozwiązania TMS we współpracy z dostawcą oprogramowania? Oto ich lista:

  • Jak chcemy, aby firma funkcjonowała po wdrożeniu systemu?
  • Jakie procesy chcemy zautomatyzować?
  • Jakie dane i w jakiej postaci chcemy analizować? analizować?
  • Czy system oferuje możliwości, o których dotąd nie myśleliśmy a mogą okazać się przydatne w naszej organizacji?

Dlaczego potrzebujesz analizy przedwdrożeniowej?
Dowiedz się więcej

2. Wdrożenie

Wdrożenie właściwe systemu polega na przygotowaniu programu do pracy zgodnie z ustaleniami poczynionymi w trakcie analizy. Obejmuje ono instalację, konfigurację systemu z uwzględnieniem potrzeb rozwojowych (w tym interfejsy), testowy import danych oraz zależnie od ustaleń opracowanie dokumentacji systemu, w tym instrukcji.

3. Testy wewnętrzne

Testy te realizowane są przez zespół dostawcy oprogramowania i mają na celu weryfikację poprawności działania wdrożonych modułów.

4. Szkolenie użytkowników

Podstawową wartością szkolenia jest nabycie praktycznych umiejętności związanych nie tylko z obsługą oprogramowania, ale i realnym korzystaniem z całego przekroju możliwości.

TIP 3
Jak pokazuje praktyka dotycząca pracy z systemem interLAN SPEED, udział w szkoleniach całego zespołu operacyjnego skutecznie przyspiesza wykorzystanie oprogramowania przez użytkowników w pełnym zakresie, już od pierwszych dni pracy.

5. Testy zewnętrzne

Celem przetestowania działania programu TMS przez jego przyszłych użytkowników jest weryfikacja czy system działa zgodnie z przyjętymi ustaleniami. Zdarza się, że na tym etapie ujawnianie są braki w analizie przedwdrożeniowej, wymagające uzupełnienia przed produkcyjnym startem systemu.

 6. Przygotowanie systemu do startu (w tym utworzenie środowiska testowego i developerskiego)

Przedostatni etap wdrożenia to wyczyszczenie bazy przez dostawcę z wprowadzonych tam wcześniej danych testowych i wgranie danych produkcyjnych, obejmujących kontrahentów, POI, tabor, kierowców, użytkowników i przypisane im funkcje.

7. Start produkcyjny

To czas, gdy osoby po stronie dostawcy, odpowiedzialne za wdrożenie, wyjaśniają ostatnie wątpliwości dotyczące pracy programu, usuwają wykryte błędy i ewentualnie doszkalają pracowników firmy. Po stabilizacji następuje pełny odbiór systemu i otwiera się faza utrzymaniowa, która trwa tak długo, jak firma korzysta z TMS.

Wdrożenie TMS_7 wskazówek_interLAN

 

Proces wdrożenia wymaga zaangażowania zarówno po stronie producenta, jak i po stornie użytkowników. Przyjrzyjmy się „wąskim gardłom” procesu:

TIP 4

Nabywca systemu musi zadbać o:

  1. Zespół – istotne jest, by poza decydentami (kierownicy działów) w zespole znaleźli się pracownicy operacyjni (znający pracę od strony praktycznej)
  2. Komunikację – precyzyjne określanie potrzeb i jasne wyrażanie decyzji
  3. Wizję – przekonanie i świadomość jak system ma działać

Po stronie dostawcy systemu ważne są:

  1. Spis ustaleń – wszystkie ustalenia czynione między dostawcą a odbiorcą systemu klasy TMS muszą zostać spisane i obustronnie zatwierdzone
  2. Harmonogram pracy – po stronie producenta systemu konieczne jest właściwe oszacowanie czasu, który przeznaczony zostanie na realizację poszczególnych prac
  3. Nomenklatura – producent systemu, musi starać się uprościć język techniczny, którego używa. Należy uważać na podwójne znaczenie słów – różne pojęcia mogą mieć inne znaczenie w firmie IT i transportowej

Użytkownicy TMS interLAN SPEED mówią

Marcin Kempka, Dyrektor Zarządzający w firmie KEMPKA

Proces wdrożenia to ciąg etapów wykonywanych schematycznie jeden po drugim, które trzeba dobrze zaplanować. Cały proces wymaga cierpliwości, wytrwałości i zrozumienia.

Z naszego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem podczas wdrażania systemu jest opór mentalny pracowników. Ważne jest więc uświadomienie zespołu, jaki jest cel i korzyść wprowadzenia w firmie oprogramowania TMS.

Obejrzyj wywiad: Jak przeprowadzić wdrożenie w firmie transportowej?

Wróć do listy wpisów

    Chcesz wiedzieć więcej?
    Zostaw swój e-mail