Wdrożenie oprogramowania klasy Transportation Management System przez producenta polega na instalacji i konfiguracji programu oraz na przeszkoleniu przyszłych użytkowników systemu.
Przychodzi klient do dostawcy systemu TMS…
Potrzebę wdrożenia rozwiązania informatycznego odczuwamy, gdy okazuje się, iż bez nowych narzędzi, nie zrealizujemy założonych celów biznesowych oraz nie będziemy w stanie świadczyć usług na oczekiwanym przez klientów poziomie.
Czas na wdrożenie programu transportowego, to moment, gdy liczba danych operacyjnych jest tak duża, iż koszt pracy związanej z zarządzaniem tymi danymi jest zbyt wysoki lub wykracza ponad siły załogi. Świadczyć może o tym choćby liczba popełnianych błędów czy skala zaległości. Sytuacja ta dotyczy najczęściej firm w fazie intensywnego rozwoju.
Konieczność implementacji systemu zarządzania transportem dotyczy także przedsiębiorstw, w których niezbędna jest zmiana dotychczas stosowanego rozwiązania IT. Dzieje się tak w kilku przypadkach:
- firma zakupiła w przeszłości rozwiązanie, które nie podąża za jej rozwojem – wybrany pierwotnie system zawiera tylko podstawowe funkcje i okazuje się nieużyteczny na dalszych etapach rozwoju przedsiębiorstwa;
- obecny dostawca nie wspiera swojego klienta, komunikacja jest utrudniona lub narasta konflikt między producentem a użytkownikami;
- wydajność systemu jest niewystarczająca.
Decydując się na wdrożenie systemu klasy TMS pamiętajmy, aby:
- określić swoje potrzeby i wybrać system, którego możliwości będą na nie odpowiadały
- (jednocześnie) wybrać system gwarantujący funkcjonalność podążającą za rozwojem firmy.
Etapy wdrożenia systemu klasy TMS w firmie transportowej
Po wyborze dostawcy oraz określeniu warunków umowy, przechodzimy do meritum, a więc implementacji oprogramowania dla transportu. Ważne jest, aby – w planie codziennej pracy przedsiębiorstwa – uwzględnić, iż jest to proces. W zależności od skali wdrożenia może on trwać od jednego do kilkunastu miesięcy.
Etapy wdrożenia systemu do zarządzania transportem:
1. Analiza przedwdrożeniowa
Celem analizy przedwdrożeniowej jest identyfikacja największych wyzwań i problemów z jakimi mierzy się firma oraz wskazanie obszarów odpowiedzialnych za niską jakość usług. Ważne jest określenie, jakie procesy realizowano dotychczas poza systemem wraz z opisaniem ich specyfiki.
Jakie pytania musimy sobie zadać przed przystąpieniem do analizy poprzedzającej wdrożenie rozwiązania TMS we współpracy z dostawcą oprogramowania dla transportu? Oto ich lista:
- Jak chcemy, aby firma funkcjonowała po wdrożeniu systemu?
- Jakie procesy chcemy zautomatyzować?
- Jakie dane i w jakiej postaci chcemy analizować? analizować?
- Czy system oferuje możliwości, o których dotąd nie myśleliśmy a mogą okazać się przydatne w naszej organizacji?
2. Wdrożenie
Wdrożenie właściwe systemu polega na przygotowaniu programu do pracy zgodnie z ustaleniami poczynionymi w trakcie analizy. Obejmuje ono instalację, konfigurację systemu z uwzględnieniem potrzeb rozwojowych (w tym interfejsy), testowy import danych oraz zależnie od ustaleń opracowanie dokumentacji systemu, w tym instrukcji.
3. Testy wewnętrzne
Testy te realizowane są przez zespół dostawcy oprogramowania i mają na celu weryfikację poprawności działania wdrożonych modułów.
4. Szkolenie użytkowników
Podstawową wartością szkolenia jest nabycie praktycznych umiejętności związanych nie tylko z obsługą oprogramowania, ale i realnym korzystaniem z całego przekroju możliwości.
5. Testy zewnętrzne
Celem przetestowania działania programu TMS przez jego przyszłych użytkowników jest weryfikacja czy system działa zgodnie z przyjętymi ustaleniami. Zdarza się, że na tym etapie ujawnianie są braki w analizie przedwdrożeniowej, wymagające uzupełnienia przed produkcyjnym startem systemu.
6. Przygotowanie systemu do startu (w tym utworzenie środowiska testowego i developerskiego)
Przedostatni etap wdrożenia to wyczyszczenie bazy przez dostawcę z wprowadzonych tam wcześniej danych testowych i wgranie danych produkcyjnych, obejmujących kontrahentów, POI, tabor, kierowców, użytkowników i przypisane im funkcje.
7. Start produkcyjny
To czas, gdy osoby po stronie dostawcy, odpowiedzialne za wdrożenie, wyjaśniają ostatnie wątpliwości dotyczące pracy programu, usuwają wykryte błędy i ewentualnie doszkalają pracowników firmy. Po stabilizacji następuje pełny odbiór systemu i otwiera się faza utrzymaniowa, która trwa tak długo, jak firma korzysta z TMS.
Wdrożenie TMS_7 wskazówek_interLAN
Proces wdrożenia wymaga zaangażowania zarówno po stronie producenta, jak i po stornie użytkowników. Przyjrzyjmy się „wąskim gardłom” procesu:
Nabywca systemu musi zadbać o:
- Zespół – istotne jest, by poza decydentami (kierownicy działów) w zespole znaleźli się pracownicy operacyjni (znający pracę od strony praktycznej)
- Komunikację – precyzyjne określanie potrzeb i jasne wyrażanie decyzji
- Wizję – przekonanie i świadomość jak system ma działać
Po stronie dostawcy systemu ważne są:
- Spis ustaleń – wszystkie ustalenia czynione między dostawcą a odbiorcą systemu klasy TMS muszą zostać spisane i obustronnie zatwierdzone
- Harmonogram pracy – po stronie producenta systemu konieczne jest właściwe oszacowanie czasu, który przeznaczony zostanie na realizację poszczególnych prac
- Nomenklatura – producent systemu, musi starać się uprościć język techniczny, którego używa. Należy uważać na podwójne znaczenie słów – różne pojęcia mogą mieć inne znaczenie w firmie IT i transportowej
Użytkownicy TMS interLAN SPEED mówią
Marcin Kempka, Dyrektor Zarządzający w firmie KEMPKA
Wróć do listy wpisówProces wdrożenia to ciąg etapów wykonywanych schematycznie jeden po drugim, które trzeba dobrze zaplanować. Cały proces wymaga cierpliwości, wytrwałości i zrozumienia.
Z naszego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem podczas wdrażania systemu jest opór mentalny pracowników. Ważne jest więc uświadomienie zespołu, jaki jest cel i korzyść wprowadzenia w firmie oprogramowania TMS.
Obejrzyj wywiad: Jak przeprowadzić wdrożenie w firmie transportowej?
