Finisz jest ważny,
czasami najważniejszy

Audyt wewnętrzny? Wykonany! Analiza konkurencji? Zrobiona! Rozpoznanie rynku producentów oprogramowania do zarządzania transportem i wyłonienie najlepszych? Przeprowadzone! Jeśli wskazane etapy zmierzające do zakupu systemu TMS macie już za sobą, oznacza to, że znajdujecie się  na półmetku.  Przyszedł czas na zmierzenie się z systemami oko w oko.
Wizyty referencyjne i testy najlepszego rozwiązania
Zarówno spotkania z użytkownikami wytypowanych przez nas systemów TMS, jak i bezpośrednie  testy „na żywym organizmie”, niosą unikalną możliwość oceny poszczególnych rozwiązań jeszcze przed podjęciem decyzji o wdrożeniu. Tak więc do dzieła! Udając się na wizyty referencyjne, nie zapomnijmy, by dobrać firmy o podobnym profilu działalności do naszej. Wówczas możemy przyjąć, że ocenianemu programowi TMS postawiono zbliżone do naszych wymogi oraz że obsługuje on podobne procesy. Podczas spotkania należy zadawać pytania w dwóch kategoriach: dotyczące systemu oraz współpracy z dostawcą. Porozmawiajmy nie tylko z menadżerami –  ważną częścią wizyty są spotkania z pracownikami operacyjnymi. 

Po wizycie powinniśmy potrafić odpowiedzieć sobie na takie pytania, jak: na ile deklaracje producenta systemu mają odzwierciedlenie w rzeczywistości, czy system jest dostosowany do wymagań, czy jest to rozwiązanie elastyczne i konfigurowalne,  jak wygląda podejście dostawcy w zakresie czasu reakcji na zgłoszenia serwisowe i rozwojowe, terminowości i wycen. Warto także zasięgnąć opinii na temat wdrożeniowców. Po zebraniu wniosków skontaktujmy się ponownie z daną firmą, by bez udziału potencjalnego producenta zweryfikować poczynione obserwacje. Jedno jest pewne, rzetelna rekomendacja doświadczonego użytkownika jest bezcenna i niejednokrotnie stanowi jeden z najważniejszych etapów w procesie podejmowania decyzji o wyborze danego rozwiązania.

Następnie przejdźmy do testów praktycznych oprogramowania. Testując TMS w praktyce, skupmy się na ogólnych zasadach działania – czy jest intuicyjny, jak działa, jak wyglądają standardowe wydruki i formatki, czy posiada oczekiwane funkcje. Jeśli zależy nam na pogłębionych testach, musimy liczyć się z koniecznością przeprowadzenia wstępnego wdrożenia obejmującego konfigurację i szkolenia dla wybranych użytkowników, którzy będą sprawdzali system w konkretnych obszarach funkcjonalnych.  
Nie wydłużajmy procesu związanego z testami. Zadbajmy natomiast o to, aby testerami byli przyszli użytkownicy systemu, którzy dobrze znają procesy zachodzące w organizacji. Ważny jest też czas poświęcony na testy. Niech będzie stosunkowo krótki, ale intensywny.  

Warunki umowy i negocjacje

 
Już podczas wizyt referencyjnych zanotujmy, co dobrze byłoby zagwarantować sobie w zapisach umowy z dostawcą. Oczekiwania wobec funkcji programu skorygujmy na podstawie wyników przeprowadzonych testów i analizy przedwdrożeniowej. Zadbajmy, aby w umowie nie zabrakło takich elementów, jak: specyfikacja wymagań sprzętowych – jako punkt wyjścia do rozpoczęcia wdrożenia, specyfikacja kluczowych wymagań wobec systemu – cześć najważniejsza i wykaz tego, co dostarczy nam producent i jak to będzie działać, zasady udzielania wsparcia technicznego, procedury zrealizowania wdrożenia, z naciskiem na procedury odbioru oraz harmonogram wdrożenia. Wpiszmy w nią też klauzule o zachowaniu poufności. W umowie warto również ująć zasady dotyczące komunikacji (wskazanie kierowników projektu po obu stronach – klienta i dostawcy). W zapisach dotyczących kupowanej licencji nacisk połóżmy na parametry gwarancyjno-serwisowe, z uwzględnieniem warunków rozwoju systemu w miarę wzrostu potrzeb przedsiębiorstwa. Przedmiotem negocjacji mogą być oczywiście warunki finansowe. Istotne jest osiągniecie konsensusu, aby obie strony czuły się zwycięzcą negocjacji. 

W ten sposób zyskamy nie tylko skrojone na miarę naszych oczekiwań oprogramowanie, które zwiększy wydajność procesów realizowanych w firmie, ale zyskamy też zaangażowanego partnera biznesowego, wspierającego nas w rozwoju.


Artykuły z tej kategorii

Rewolucję czas zacząć! Dobra diagnoza kluczem do innowacji Opieka powdrożeniowa...

DO GÓRY