Partnerstwo w transporcie - wdrożenie systemu interLAN SPEED w firmie Raben

Na rynku usług transportowych funkcjonują różne podmioty, które możemy podzielić na typowe firmy transportowe, które realizują transport własnym taborem, spedycyjne, które na bieżąco szukają zleceń, bez wiązania się z konkretnymi zleceniodawcami lub opierają się na kontraktach. Znaczną grupę stanowi również działalność transportowo-spedycyjna, w której te dwie usługi uzupełniają się nawzajem.

Stała współpraca spedytora z przewoźnikami niesie korzyści.

Można byłoby się zastanawiać, która forma działalności jest najlepsza oraz najbezpieczniejsza z perspektywy podmiotu działającego na jakże trudnym rynku usług transportowych.  Na to pytanie nie odpowiemy. Natomiast wykażemy jak dużą wartość ma partnerstwo różnych podmiotów funkcjonujących na rynku TSL, a konkretnie jak duże korzyści niesie za sobą koncepcja w której duży spedytor, obsługujący stałe zlecenia kontraktuje przewoźników, dając im poczucie bezpieczeństwa i stabilności w zakresie obsługi stałej puli zleceń.

Obopólna korzyść

Praktyka biznesowa pokazuje, że dostęp do tzw. bezpośrednich ładunków mają duzi przewoźnicy lub spedycje, które kontraktują bezpośrednio z załadowcami, kształtując tym samym dalszy tryb realizacji powierzonych zadań. Dlatego też w ostatnich kilku latach wykształciła się i jest cały czas rozwijana koncepcja łącząca wykorzystanie własnych środków transportu oraz floty kontraktowej. W tej konstrukcji przewoźnik dysponuje własną flotą, która umożliwia mu dużą elastyczność i świadczy o znajomości całości procesu transportowego, z drugiej strony organizuje pracę podwykonawcom, którym gwarantuje stałe, pewne i satysfakcjonujące zasady współpracy. 

Obie strony czerpią z tego korzyści. Podmiot kontraktujący z załadowcą zwiększa swój potencjał na rynku, w zakresie planowania i realizacji zleceń zarządza flotą kontraktową jak własną, jest liderem grupy zakupowej (np. dla paliwa czy usług serwisowych), a jednocześnie zdejmuje z siebie obowiązki administracyjne. Podwykonawca ma natomiast pewną płacę, terminowo otrzymuje zapłatę, dostaje know-how, ma niższe koszty wynikające z zakupów grupowych, a często także dostęp do kredytu w postaci skonta bez procedur weryfikujących. Dodatkowo z perspektywy małych firm do pięciu pojazdów pojawia się dodatkowa korzyść w postaci podniesienia efektywności w obszarze pozyskiwania zleceń, które przy stałej współpracy z dużym przewoźnikiem są zapewnione. 

Kontraktowanie przewoźników

Firmą, która reprezentuje omawiany model działalności transportowej jest spółka Raben Transport, specjalizująca się w przewozach FTL na trasach krajowych i międzynarodowych. Wchodzi ona w skład Grupy Raben - jednego z największych operatorów logistycznych w Polsce i znaczącego gracza na rynku europejskim. 

Raben Transport stosuje najnowsze i najlepsze praktyki zarządzania firmą do których należy m.in. kontraktowanie przewoźników. Umowa z podwykonawcą definiuje przedmiot współpracy oraz obowiązki każdej ze stron. Przedmiotem kontraktu są konkretne środki transportu, które zostają zostaną udostępnione planistom i dyspozytorom do zarządzania oraz gwarancje w zakresie zlecanych tras. 

Do kluczowych obowiązków przewoźnika należy dostosowanie floty do standardów obowiązujących w Raben Transport, w tym m.in. obrendowanie zestawu i konieczność wyposażenia w zaawansowane urządzenia telematyczne, co umożliwia bieżące raportowanie realizowanych zleceń. Dotrzymanie tych standardów daje gwarancję współpracy na określonych i preferencyjnych warunkach finansowych. W zakresie realizowanych transportów spółka Raben Transport gwarantuje płatność według ustalonych stawek za każdy przejechany kilometr - jest to tzw. podstawa. 

Spółka Raben stawia na długoterminowe partnerstwo. Dlatego też zapewnia swoim przewoźnikom bardzo wymierne korzyści wynikające ze współpracy. Do nich niewątpliwie można zaliczyć możliwość udziału w zakupach grupowych, gwarantujących znacznie lepsze warunki finansowe w odniesieniu do tych, które może zapewnić sobie sam przewoźnik (np. zakup paliwa czy taboru na znacznie lepszych warunkach finansowania) . 

Jako gracz o ustabilizowanej pozycji gwarantuje terminową płatność oraz możliwość skorzystania przez przewoźnika ze skonta, czyli „dostępu do kredytu obrotowego”. Kolejnym bardzo istotnym elementem współpracy z przewoźnikami jest dostęp do szkoleń wewnętrznych poświęconych między innymi jakości świadczonych usług, ekonomicznej jeździe, czy efektywnemu zarządzaniu czasem pracy.

Raben Transport zwraca szczególną uwagę na jakość świadczonych usług. Dlatego istotny punkt we współpracy z przewoźnikami stanowi okresowa ocena wykonywanych przez nich zadań. Weryfikacja jakości współpracy odbywa się poprzez wstępne oraz okresowe audyty zakontraktowanej floty, a także ocenę aspektów związanych z terminowością i jakością realizowanych zleceń.

Wsparcie oprogramowaniem klasy TMS

W realizacji przyjętej strategii dotyczącej współpracy z przewoźnikami spółkę Raben wspiera system TMS interLAN SPEED. Rozwiązanie wspomaga działy operacyjne w zakresie procesów spedycyjnych, transportowych, finansowych, rozliczeniowych oraz analitycznych. Poza funkcjonalnością dostępną w standardzie programu zostało przygotowanych kilka rozwiązań i konfiguracji dedykowanych. Do najważniejszych należy zaliczyć automatyczne wyceny zleceń, dzięki wykorzystaniu zintegrowanej
z systemem mapyie.

Jedną z kluczowych funkcjonalności wpływających na podniesienie efektywności planowania tras 
i komfortu współpracy z przewoźnikami, stanowi komunikacja z kierowcami z poziomu systemu. Do najważniejszych funkcji tego obszaru systemu należy zaliczyć wysyłanie zleceń i odbierania statusów. Istotny aspekt stanowi również możliwość raportowania stanu realizacji zleceń, a w konsekwencji analiza tych danych przez system i w przypadku odchyleń generowanie alertów dla dyspozytorów. Dodatkowo każda naczepa, dzięki słonecznemu zasilaniu baterii systemu GPS, na bieżąco przesyła swoją pozycję. Realizacja tak szerokiego zakresu komunikacji możliwa jest dzięki integracji interLAN SPEED z rozwiązaniami telematycznymi. 

Spółka Raben bardzo dużą uwagę przykłada do obszaru systemu, umożliwiającego bieżącą ocenę przewoźnika. Funkcjonalność ta służy kontroli oraz pozwala na bieżące reagowanie w przypadku problemów, co docelowo przekłada się na jakość świadczonych usług transportowych. 

Cały mechanizm oceny przewoźnika bazuje na zdefiniowanym w spółce procesie Systemu Zarządzania Jakością w zakresie oceny dostawców. W tym aspekcie analizowane są spóźnienia na załadunki i wyładunki, czas rozliczenia się z dokumentów transportowych oraz zgłoszone niezgodności w procesie dostawy. Każdy typ problemu ma swoją wagę, tym samym efekt w postaci oceny jest dostosowany do istoty prowadzonego biznesu. Do tego dochodzi ocena okresowa, która dokonuje analizy współpracy z przewoźnikiem, dodatkowo uwzględniając aspekty administracyjne. Ostatecznie przypisuje ona przewoźnikowi odpowiednią ocenę, co daje możliwość podjęcia działań naprawczych w przypadku niskich not. 

Wdrożenie systemu TMS interLAN SPEED zaowocowało również usprawnieniem procesu refakturowania przewoźników za zakupione przez nich paliwo przy wykorzystaniu kart flotowych należących do Raben Transport. System, znając listę dedykowanych dla współpracy stacji, stosuje odpowiednio niższe ceny paliwa i wystawia automatycznie fakturę. W kolejnym kroku salduje faktury za paliwo oraz za usługi transportowe. Faktura wygenerowana w systemie dla przewoźnika jest jednopozycyjna, natomiast do niej podpinana jest specyfikacja wszystkich zleceń. Co ważne, nie ma problemów z korektami, ponieważ faktura przewoźnika bazuje na specyfikacji przygotowanej przez Raben Transport. 

System wspiera również obszar związany z zarządzaniem współpracą z przewoźnikiem m.in. poprzez rejestr zawieranych kontraktów, oznaczenie pojazdów współpracujących w ramach umowy i ich udostępnienie w module dyspozytora do planowania wg tych samych kryteriów, którym podlega flota własna. Dodatkowo w systemie są rejestrowane informacje o ubezpieczeniach, licencjach, ważności dokumentów, co pozwala na raportowanie z odpowiednim wyprzedzeniem w celu odnowienia.

Konsolidacja niesie korzyści
Strategia prowadzenia działalności transportowej w oparciu o flotę własną i obcą kontraktową podnosi konkurencyjność firmy na rynku. Daje korzyści zarówno przewoźnikowi, jego podwykonawcom, jak i klientom. Pozwala na zwiększenie świadomości biznesowej podwykonawców oraz ułatwia im wejście w biznes. 

Wydaje się, że wdrożenie tego modelu współpracy, sprawdzonego już w krajach zachodnich,
i dostosowanie go do rodzimego rynku jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Równocześnie jest to forma konsolidacji rynku, której efektem jest podniesienie jakości i efektywności świadczonych usług transportowych.

Artykuły z tej kategorii

DO GÓRY