Proces decyzyjny przed zakupem systemu TSM, czyli...

JAK WYBRAĆ ŻEBY NIE ŻAŁOWAĆ

 

Zachęcamy do lektury artykułu, dotyczącego procesu podejmowania decyzji o wdrożeniu systemu TMS. Polecamy szczególnie tym firmom, ktore stoją przez takim wyzwaniem :)


 

Jak mówi przysłowie – od przybytku głowa nie boli. Ale czy na pewno? Rosnąca liczba dostawców rozwiązań IT, wspomagających efektywne zarządzanie, zapewnia firmom szeroki dostęp tego typu programów.  Jednak czy tak duży wybór stanowi o komforcie, czy staje się utrapieniem przedsiębiorców? 

Proces decyzyjny poprzedzający zakup oprogramowania klasy TMS (transportation management system) bez wątpienia nie należy do łatwych. Jednak przy przestrzeganiu kilku prostych, ale niezmiernie istotnych i tylko pozornie oczywistych zasad, każda firma zyskuje możliwość dokonania najlepszego wyboru i minimalizacji ryzyka poniesienia biznesowej porażki.
 

Rynek IT a branża TSL
Popularności systemów informatycznych na rynku transportowo-spedycyjnym i logistycznym towarzyszy z jednej strony zwyżkowy trend, uwarunkowany wzrostem potrzeb przedsiębiorców i ich świadomości dotyczącej użyteczności narzędzi IT dla rozwoju firmy. Z drugiej zaś – skokiem w rozwoju systemów i rosnącą liczbą ich dostawców, a tym samym produktów konkurujących między sobą, oferowanym spektrum funkcjonalności.
Obecnie coraz więcej firm w sposób analityczny podchodzi do wyboru narzędzi i modelu zarządzania, których wdrożenie ma na celu przyniesienie wymiernych korzyści. Firmy szukają sposobów na optymalizację prowadzonej działalności w zakresie czynności wymagających największych nakładów pracy oraz redukcji kosztów przy równoczesnym wzroście produktywności. Oczywiście różnice w wymaganiach wobec narzędzi usprawniających kształtują się w zależności od wielkości i profilu firmy. Wymagania natomiast podyktowane są często możliwościami finansowymi, a także – czemu obecnie przypisywane jest coraz większe znaczenie –  indywidualnym potrzebom przedsiębiorstw.
W kontekście rozwiązań informatycznych wspierających branżę TSL, kluczowe wydaje się postrzeganie zakupu systemu IT jako inwestycji, która z jednej strony usprawni prowadzoną działalność zwiększając równocześnie jej efektywność, z drugiej zaś – potocznie mówiąc zwróci się w możliwie szybkim czasie.


Co świadczy o jakości systemu TMS?
Obecnie na rynku IT wiodącą rolę odgrywają wysoko wyspecjalizowane rozwiązania, zaawansowane zarówno pod względem technologicznym, jak i funkcjonalnym. Jakie cechy systemu informatycznego decydują zatem o jego największej użyteczności?
Uwagę zwraca przede wszystkim kompleksowość oprogramowania oraz możliwość integracji z systemami zewnętrznymi. Dla firm działających w branży TSL szczególnie istotna jest współpraca programu z systemami telematycznymi, mapami cyfrowymi, a także giełdami ładunków czy zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi i kadrowymi. O potencjale oprogramowania decyduje spektrum funkcjonalności – im szersze, tym lepiej z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorcy. Oprogramowanie powinno być także przyjazne dla użytkowników, a więc odznaczać się intuicyjnością obsługi oraz możliwością rozwoju w miarę zmieniających się potrzeb firmy. Elastyczna i otwarta budowa stają się szczególnie istotne w obliczu unikatowych potrzeb wielu przedsiębiorców.

 

Sztuka wyboru – przebieg procesu decyzyjnego
Oferowane na rynku rozwiązania informatyczne dla transportu, spedycji i logistyki różnią się zarówno ceną, jak i jakością wyrażoną zakresem funkcjonalności, technologią i zdolnością dostosowania do indywidualnych wymagań.  Coraz częściej nie cena, a właśnie spełnienie wymogów stawianych systemowi staje się główną determinantą decyzji zakupowych dla przyszłego użytkownika systemu. Znajomość własnych potrzeb ułatwia firmie optymalny wybór narzędzi wspomagających rozwój.
Wiele przedsiębiorstw po raz pierwszy staje przed wyborem dostawcy oprogramowania. Inne dążą do zmiany wykorzystywanych dotąd narzędzi. Jeszcze inne prawdopodobnie nie znają potencjału rozwiązań informatycznych, jednak być może już wkrótce w celu utrzymania na rynku i dorównania konkurencji zmuszone będą do ich wdrożenia.

W każdym przypadku proces podejmowania decyzji o zakupie systemu TMS jest czasochłonny, a z racji dużej wagi podejmowanego wyboru obarczony odpowiedzialnością merytoryczną i finansową decydentów. Stąd też obecność na rynku wielu dostawców rozwiązań IT stanowić może dodatkowe wyzwanie dla firm, a mnogość wyboru spośród różnej jakości systemów wprowadzać chaos w procesie decyzyjnym. Warto więc wskazać podstawowe i najważniejsze kroki, jakie należy podjąć dla zoptymalizowania procesu wyboru dostawcy docelowego rozwiązania informatycznego.

 

Etapy wyboru systemu TMS

Na kluczowe etapy procesu decyzyjnego wyboru systemu TMS składają się:

 

1. Powołanie zespołu ds. audytu wewnętrznego oraz przeprowadzenie audytu

Za pierwszy, strategiczny etap poszukiwania rozwiązania IT, należy uznać audyt wewnętrzny niosący odpowiedź na pytanie, z jakimi wyzwaniami i ew. problemami spotyka się firma, a w związku z tym, jakie potrzeby winny zostać zaspokojone, w  celu ich rozwiązania. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie pierwszy raz staje przed koniecznością poprawy wewnętrznej organizacji i zmianą dotychczas stosowanych rozwiązań, wskazanie aktualnych potrzeb lub ich redefinicję, umożliwi identyfikacja i dogłębna analiza słabości dotąd stosowanego systemu oraz przebiegu współpracy z dotychczasowym dostawcą. Ważnym aspektem będzie tu: ustalenie procesów realizowanych poza obecnym systemem, zidentyfikowanie procesów, które można zautomatyzować oraz wskazanie obszarów odpowiedzialnych za niską jakość usług.

 

2. Analiza konkurencji 

Precyzyjnemu nazwaniu potrzeb w wyniku przeprowadzonego audytu wewnętrznego towarzyszyć powinny bieżąca analiza rynku i obserwacja konkurencji w kontekście stosowanych przez nią rozwiązań IT. W wyniku analizy może okazać się,  że przed firmą stoi wyzwanie zajęcia pozycji pioniera w najbliższym otoczeniu. Podjęcie ryzyka i zastosowanie innowacyjnego podejścia może zaprocentować uzyskaniem przewagi rynkowej.

 

3. Analiza dostawców oprogramowania informatycznego

W wyniku powyższych działań, a więc audytu, badania rynku i przyglądania się biznesowym „rywalom”, firma gotowa jest na rozpoznanie rynku IT i wstępne porównanie zarówno samych dostawców, jak i ich ofert. Dla przedsiębiorstwa zdecydowanego na zakup optymalnego dla siebie systemu informatycznego w wyborze istotne będzie kryterium doświadczenia potencjalnego dostawcy wyrażone długoletnią obecnością na rynku oraz mierzone liczbą przeprowadzonych wdrożeń potwierdzonych referencjami. Ważną rolę odgrywa tu również zespół wdrożeniowy po stronie dostawcy. Jego doświadczenie i kompetencje lub też ich brak niejednokrotnie przyczyniają się do powodzeniu lub porażki wdrożenia.
Kolejnym aspektem branym pod uwagę będzie dostępność wymaganych funkcjonalności. Istotną rolę już na tym etapie odgrywa relacja ceny do jakości produktu wyrażonej przez istniejącą funkcjonalność, potencjał do dalszego rozwoju oraz poziom i zakres świadczonych usług komplementarnych, jak np. posprzedażowa opieka serwisowa.

4-6. Wybór potencjalnych dostawców, poznanie ofert podczas spotkań i prezentacji oraz wytypowanie 2-3 rozwiązań, które poddane zostaną weryfikacji.

Na dalszych etapach firma winna kierować się głównie oceną zakresu funkcjonalnego oferowanych systemów w kontekście własnych wymagań, określonych w wyniku audytu. Świadomość własnych potrzeb sprawi, że ich ocena stanie się łatwiejsza. Organizacja spotkań w kilkoma dostawcami, podczas których zostaną zaprezentowane „żywe” rozwiązania da możliwość porównania oraz będzie okazją do wstępnego zweryfikowania jakości oferowanych narzędzi i zawężenia obszaru poszukiwań do maksymalnie 2-3 dostawców IT. Po wyłonieniu „zwycięskiej trójki” nadchodzi czas na wizyty referencyjne u wybranych klientów potencjalnego dostawcy.

7. Wizyty referencyjne oraz ich omówienie

Kolejnym krokiem jest kontakt z innymi użytkownikami wytypowanych przez firmę systemów. W przypadku wizyt referencyjnych i rekomendacji innych użytkowników danego programu firma powinna uzyskać potwierdzenie dobrej jakości współpracy z danym dostawcą oraz rzeczywistych możliwości systemu, sprawdzonych w możliwie długoterminowej praktyce. Ważne jest również, aby już wewnątrz firmy, zanalizować wyniki odbytych wizyt i sporządzić listę wniosków dotyczącą każdego ze sprawdzanych systemów. Pomocna może się być tutaj analiza SWOT.

8. Testy wybranego rozwiązania

Zwieńczeniem analizy oraz przeprowadzonych wizyt referencyjnych, powinny być testy wybranego rozwiązania. Na tym etapie kluczową rolę odgrywają osoby, które przeprowadzają testy. To do nich należy weryfikacja stopnia spełnienia oczekiwanych i zadeklarowanych przez dostawcę funkcji oprogramowania. Dlatego powinny być realizowane przez osoby zaangażowane w projekt. Równolegle może być realizowany etap związany z analizą zapisów umowy zaproponowanej przez wybranego dostawcę.

9. Ustalenie potencjalnych zapisów umowy

W procesie poprzedzającym finalne dokonanie wyboru dostawcy systemu TMS niezmiernie istotne jest, aby omówić także najważniejsze zapisy potencjalnej umowy. Na etapie rozmów wstępnych z firmą z jaką prawdopodobne jest nawiązanie współpracy,  należy poruszyć następujące zagadnienia:

  • warunki posiadania i rozszerzania licencji systemowych,
  • zakres opieki serwisowej
  • warunki usług ponadstandardowych,
  • procedury związane z rozwojem systemu i współpracą bezpośrednią (w tym komunikacją). Przy kompleksowych wdrożeniach dobrą praktyką jest również ustalenie warunków analizy przedwdrożeniowej oraz nadzoru powdrożeniowego, czyli momentu w którym już po wdrożeniu weryfikujemy, czy na pewno system odzwierciedla  warunki przyjęte w umowie.

 

10. Negocjacje prowadzące do decyzji

Ostatnim punktem procesu wyboru docelowego rozwiązania są oczywiście negocjacje dotyczące ostatecznych zapisów umowy, ceny jak i harmonogramu wdrożenia. Wszystkie poprzedzające je etapy są kluczowe dla ich wyniku.


Zagrożenia w procesie decyzyjnym 
W ciągu trwania kolejnych etapów procesu decyzyjnego, przez jaki przechodzi przedsiębiorstwo, czają się zagrożenia, które mogą obniżać komfort podejmowania decyzji zakupowej. Do najważniejszych zaliczyć należy:

  • brak kompetencji IT w zespole po stronie firmy wybierającej system,
  • pochopne podjęcie decyzji – pod wpływem emocji
  • zmęczenia długotrwałością prowadzonych poszukiwań,
  • zbyt małe zaangażowanie w ocenę ofert i dostawców,
  • nieprawidłowo dobrany zespół uczestniczący w całym procesie.


Istotne jest bowiem, aby skład zespołu był szczegółowo przemyślany i zdolny do podejmowania prawidłowych decyzji. Aby było to możliwe, w jego skład winny wchodzić zarówno osoby ze szczebla decyzyjnego, jak też praktycy, którzy na co dzień pracować będą z systemem po jego wdrożeniu, a także – w optymalnych warunkach - wspomniany wcześniej przedstawiciel działu IT firmy transportowej.

Wybór TMS - strategiczna decyzja
Warto również pamiętać, że czynniki takie jak poświęcany czas, niepewność wyboru oraz konieczność zainwestowania częstokroć niemałych środków finansowych we wdrożenie systemu TMS, sprzyjają eskalacji emocji oraz tworzeniu barier komunikacyjnych. Dlatego z jednej strony ważne jest, aby firmy, które w przyszłości mają współpracować, już na etapie poznawania się potrafiły rozmawiać na zasadach partnerstwa z uwzględnieniem potencjalnych różnic w doświadczeniach oraz specjalistycznej, właściwej dla danej branży oraz firmy wiedzy i kompetencji pracowników. Z drugiej strony natomiast nie należy zupełnie rezygnować z zasady ograniczonego zaufania wobec oferenta i możliwie dociekliwie oraz precyzyjnie definiować pytania oraz wątpliwości, nie pozostawiając obszarów niewyjaśnionych czy niedopowiedzianych.
Podjęcie ostatecznej decyzji jest zwieńczeniem niezwykle ważnego procesu wyboru programu informatycznego, strategicznego dla dalszego rozwoju firmy i jej pozycji na rynku TSL. Równocześnie należy mieć świadomość, że nie jest to koniec wyzwań. Szczegółowe zaplanowanie rozpoczynającej się właśnie współpracy, w tym samo wdrożenie systemu wymagające sporego zaangażowania obu stron umowy, to kolejne kroki milowe na drodze do sukcesu nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Przedstawiona analiza stanowi wskazanie na kluczowe aspekty, które powinny być brane pod uwagę na etapie podejmowania decyzji o wyborze oprogramowania wspomagającego zarządzanie firmą. Zastosowanie wszystkich wskazówek zdecydowanie zwiększa szansę na właściwy wybór. Takie postępowanie zalecane jest szczególnie firmom średnim i dużym oraz tym, które planują wdrożyć kompleksowy system zintegrowany z programami zewnętrznymi. W przypadku firm mniejszych nie jest konieczna aż tak zaawansowana analiza. Jednak i w tym przypadku należy świadomie podejmować decyzję dzięki znajomości swoich potrzeb oraz rzetelnej analizie rynku. 
 

Zaufali nam