Rewolucję czas zacząć

Audyt wewnętrzny jako pierwszy krok do wprowadzenia konstruktywnych zmian w firmie. Zapraszamy do lektury artykułu, który ukazał się w czasopiśmie branżowym Transport Manager. Otwiera on cykl publikacji na temat kluczowych działań, które należy podjąć w procesie wyboru rozwiązań informatycznych dla firmy.

 

Zmiany to nieodłączny element życia. Nie należy się ich bać, ani od nich uciekać. Najlepsze, co możemy zrobić, to mądrze je wykorzystać. Wdrożenie oprogramowania klasy TMS to zmiana, o której bez przesady można powiedzieć, że rewolucjonizuje pracę firmy transportowej. Zanim jednak dojdziemy do tego etapu musimy podjąć się wyboru najlepszego dla nas rozwiązania. Pierwszym strategicznym krokiem, który nam w tym pomoże, jest audyt wewnętrzny – projekt zrealizowany własnymi siłami przedsiębiorstwa.

 

Niniejsza publikacja otwiera cykl, w którym przedstawione zostaną kolejne kroki wspierające wybór oprogramowania dla firmy (przypominamy, że wprowadzenie do tego zagadnienia zostało opisane w art. „TMS, jak wybrać, żeby nie żałować”).

 

1. Czas na zmiany

Na efektywnie przeprowadzony audyt składają się trzy elementy: powołanie zespołu, przeprowadzenie analizy sytuacji w firmie oraz zdefiniowanie wymagań wobec oprogramowania. Należy liczyć się  z faktem, że audyt doprowadzi do wywrócenia dotychczasowych reguł pracy „do góry nogami” lub istotnych przemian organizacyjnych. Przystępując do audytu bądźmy więc gotowi na zmiany – przyjmijmy, że początkowa niepewność i obawa przed ich wprowadzeniem wkrótce zamienią się w efekt w postaci systematycznej poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa.

 

2. Powołanie zespołu ds. audytu

Zespół ds. audytu wewnętrznego powinni tworzyć specjaliści. Ważne jest, by na jego czele stanęła osoba decyzyjna. Kierownik zespołu musi mieć pogląd na wszystkie procesy zachodzące w firmie. Istotna jest też umiejętność formułowania i oceny celów strategicznych oraz rozstrzygania sporów kompetencyjnych. Do lidera dołączyć powinni menadżerowie działów, których wesprą pracownicy liniowi znający organizację „od podszewki”. Powołanie zespołu ds. audytu musi zostać ukonstytuowane. Optymalnie zarządzeniem prezesa, czy komunikatem  informującym wszystkich o zawiązaniu zespołu, celu jego powołania oraz nowych uprawnieniach i obowiązkach jego członków.

 

3. Audyt czas zacząć

Przeprowadzenie audytu rozpoczyna zebranie firmowej dokumentacji, procedur i instrukcji dotyczących struktury oraz procesów, które zweryfikuje powołany zespół. Jest to moment konfrontacji założeń związanych z organizacją pracy i praktyki oraz wskazania obszarów podlegających doskonaleniu. Na bazie diagnozy aktualnych problemów, nowo zdefiniowanych celów i potrzeb związanych z planami rozwojowymi, następuje sformułowanie wymogów wobec systemu TMS. Stanowi ono clou sprawy. Wymagania te obejmować powinny następujące obszary: procesy realizowane (dotąd) poza systemem; procesy, które można zautomatyzować (np. windykacja, fakturowanie czy powiadomienia) oraz integrację z systemami zewnętrznymi (np. z finansowo-księgowymi, giełdami ładunków, systemami GPS czy mapowymi). Ustalenia dotyczyć powinny też obszarów pozafunkcjonalnych oprogramowania, jak część administracyjna systemu, określenie praw dostępu dla poszczególnych pracowników, automatyczne logowanie na domenie, archiwizowanie bazy danych, zabezpieczenie infrastruktury sprzętowej, czy też oczekiwań wobec technologii systemowej.

 

Zwieńczeniem audytu jest opracowanie dokumentacji zawierającej m.in.  wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne wobec oprogramowania, wytyczne pomocne przy jego wyborze oraz założenia do zmian w zakresie procesów przebiegających w firmie. Będzie nam ona towarzyszyć przez cały okres wybierania, a później wdrożenia systemu TMS.

 

Kolejnym krokiem, jaki stoi przed zespołem ds. audytu, jest analiza konkurencji w branży oraz analiza dostawców oprogramowania informatycznego. Wskazówki do tego, jak przeprowadzić go najlepiej w następnych wydaniach czasopisma Transport Manager.

Zaufali nam