10 kroków do zakupu systemu TMS

Podczas konferencji "Transport drogowy w nowej gospodarce cyfrowej" mieliśmy przyjemność zaprezentować uczestnikom 10 kroków, które są ważne w procesie wyboru systemu TMS. Teraz dzielimy się nimi z Państwem przytaczając publikację na ten temat, która ukazała się w czasopiśmie branżowym Truck&Business. Zachęcamy do lektury.

 

Każdy lubi zakupy, które się opłacają i inwestycje, na których zwrot nie trzeba długo czekać. Czy do takich należy zakup systemu TMS? Wybór optymalnego oprogramowania nie należy do łatwych, a jego poszukiwania mogą przyprawić właścicieli firm transportowych o prawdziwy zawrót głowy. Od czego zacząć? Jakie czynniki wziąć pod uwagę? Jak dokonać wyboru, by nie żałować?

 

Wiele firm transportowo-spedycyjnych dzięki zdefiniowaniu własnych potrzeb dojrzewa do wyboru narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie działalnością i staje – po raz pierwszy –  przed decyzją o zakupie systemu TMS. Sztukę wyboru komplikuje tu m.in. trudność w określeniu wartości poszczególnych czynników w procesie decyzyjnym i wskazanie wiodących parametrów oceny użyteczności danego rozwiązania IT. W przypadku podmiotów decydujących się na zmianę dotychczasowego dostawcy oprogramowania i ponowny zakup, powszechny jest z kolei dyskomfort i związana z nim nieufność wobec producentów oprogramowania, wynikające z dotychczasowej negatywnej praktyki. 20-letnie doświadczenie firmy interLAN oraz ponad 700 przeprowadzonych wdrożeń, z których większość – w przypadku średnich i dużych firm branży TSL – miało unikatowy charakter, pokazuje iż aby wybrać dobrze i zminimalizować ryzyko biznesowej porażki, należy kolejno realizować następujące etapy zakupu systemu TMS:

1. Powołanie zespołu, przeprowadzenie audytu wewnętrznego i zdefiniowanie wymagań
Gruntowna analiza sytuacji w przedsiębiorstwie, określenie źródeł problemów, zdefiniowanie celów oraz szczegółowe nazwanie potrzeb firmy stanowią pierwszy krok i fundament na drodze do sukcesu w wyborze przyszłego narzędzia pracy.  Niezbędny jest tu interdyscyplinarny zespół ekspertów, którego skuteczność w ocenie sytuacji firmy, potwierdzą – nie raz zaskakujące – wyniki audytu.

 

2. Analiza konkurencji pod kątem stosowanych rozwiązań
Dobrze wiedzieć, co słychać „u sąsiada”.  Obserwacja konkurencji w kontekście systemów IT z jakimi pracuje wsparta dogłębnym badaniem rynku, będą pomocne w definiowaniu własnych wymagań względem systemu TMS.

 

3. Rozpoznanie rynku usługodawców IT
Weryfikacja dostawców oprogramowania informatycznego powinna opierać się na porównaniu ofert. Kuszą najniższa cena i zapowiedź krótkiego czasu wdrożenia. Należy jednak pamiętać, co decyduje o jakości programu TMS (i późniejszej pracy z systemem), gdyż te same czynniki mają bezpośrednie przełożenie na jego wartość.  W wyborze zwróćmy więc uwagę przede wszystkim na doświadczenie producenta IT, liczbę przeprowadzonych wdrożeń oraz dostępność niezbędnych dla naszego przedsiębiorstwa funkcjonalności.
Istotny aspekt stanowi również gotowość produktu dostawcy do spełnienia wyższych oczekiwań niż te na początku współpracy. Niech wśród potencjalnych rozwiązań znajdą się systemy będące gwarantem rozwoju i dające możliwość rozbudowania funkcjonalności w miarę rosnących potrzeb użytkowników.


4. Wytypowanie grupy potencjalnych dostawców systemu TMS
Po analizie konkurencji oraz potencjalnych dostawców rozwiązań IT, czas na powrót do wyników audytu. W efekcie znajomości własnych wymagań i oczekiwań stawianych systemowi TMS zawężony zostanie obszar poszukiwań firmy, z jaką nawiążemy współpracę.

 

5. Spotkania i prezentacje programów TMS zakwalifikowanych do procesu wyboru
Dalszej selekcji pomogą spotkania z dostawcami i prezentacje „na żywo” lub w trybie on-line.  Każda z przyjętych form przybliży jakość oferowanego systemu i ułatwi porównanie z innymi.
Niewątpliwie jest to etap w którym następuje pierwsze starcie „obietnic” z rzeczywistością.

 

6. Zawężenie obszaru poszukiwań
Weryfikacja jakości systemów i poznanie ich „z bliska” pozwoli na wyłonienie finałowej dwójki lub maksymalnie trójki.

 

7. Wizyty referencyjne i ich analiza
Nim przejdziemy do praktycznych testów oprogramowania, kolejny krok w procesie decyzyjnym to rozmowy z innymi użytkownikami opiniowanych systemów. Wartość wizyt referencyjnych będzie tym większa, im dłużej dana firma pracuje w oparciu o dane rozwiązanie TMS. Dzięki spotkaniom zweryfikujemy wiedzę zdobytą podczas prezentacji, zdobędziemy również szansę na uzyskanie opinii na temat samego produktu jak i jakości relacji biznesowych we współpracy z dostawcą.

 

8. Testy najlepszego rozwiązania
Na etapie testów, których wyniki bezpośrednio przełożą się na decyzję o zakupie, kluczowe są  osoby je przeprowadzające. Istotne jest więc, by byli to pracownicy naszego przedsiębiorstwa realnie zaangażowani w projekt, a tym samym przyszli użytkownicy oprogramowania.

 

9. Wstępne określenie warunków umowy
Szczegółowe omówienie oferowanych warunków samego wdrożenia można porównać do zaopatrzenia się przed skokiem w wysokiej klasy spadochron. Określenie warunków korzystania z licencji, zakresu wsparcia serwisowego, procedur związanych z rozwojem systemu czy komunikacją, gwarantuje wysoką jakość współpracy i daje poczucie obustronnego bezpieczeństwa nowych partnerów biznesowych.

 

10. Negocjacje prowadzące do finalnego zakupu
Długotrwały i pracochłonny proces wyboru optymalnego systemu TMS wieńczą ustalenia dotyczące ceny zakupu i harmonogramu wdrożenia. Na satysfakcjonujący wynik negocjacji składają się wszystkie kroki podjęte przed podpisaniem umowy.


Zaprezentowane etapy wpisują się w model idealnie przeprowadzonego procesu zakupu systemu TMS dla transportu i spedycji. Rzeczywistość nie zawsze pozwala nam na takie podejście. Jednak pamiętajmy, niezależnie od tego czy jesteśmy małą, średnią czy dużą firmą wybór systemu TMS z którym będzie się rozwijała nasza firma jest bardzo ważny i wymaga zaangażowania. Od tego wszystko się zaczyna i skutkuje w przyszłości. I uwaga, zawsze warto być otwartym i nie bać się innowacyjnego podejścia.

 

Życzymy powodzenia w podejmowaniu trafnych decyzji. Niech nigdy nie będą one dziełem przypadku, a świadomym wyborem.
 

Zaufali nam